AGENT D'ACCUEIL ET ADMINISTRATIF

Descriptif de l'emploi

Chargé de l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que de diverses activités liées à l’état civil, les élections et la communication.

Missions / conditions d'exercice

Chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que de diverses activités liées à l’état civil, les élections, et la communication, vos missions sont principalement les suivantes :

Assurer l’accueil et renseigner tout type de public :

- Accueil physique et téléphonique des administrés (tableau de bord de fréquentation).

- Recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.

- Renseigner le public.

- Établir les actes d’état civil (actes naissance/décès/mariages/PACS/reconnaissances anticipées, recensements militaires, etc.).

- Établir des dossiers de mariages, de Pacs et baptême civil.

- Élections : enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales, participer à la révision des listes électorales. Veiller à la préparation et à l’organisation des élections.

Assurer la communication de la commune :

- Afficher et diffuser l’information via différents supports de communication (site internet, application mobile, panneau lumineux, totem).

- Réaliser et diffuser les publications communales (Le P’tit Chalaron, l’Écho d’Échalas) dans le respect de la charte graphique.

- Participer à la commission Communication.

Assurer la gestion du secrétariat général :

- Assurer la gestion du courrier arrivé et départ : réception, enregistrement, distribution ainsi que la mise sous pli et l’expédition.

- Tenir les registres des délibérations, des arrêtés et des actes d’état civil.

- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la commune, ainsi que les prêts de matériel.

- Assurer le classement et l’archivage de l’ensemble des services de la commune.

- Suivre et établir les commandes de fournitures diverses (administratives, produits entretiens, etc.)

- Établir des cartes de déchetterie

Tâches annexes :

- Assurer le remplacement de l'assistant des services en son absence sur certains domaines.

Profils recherchés

- Connaissance de l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.

-Connaissance des missions des administrations et partenaires publics.

-Connaissance des règles en matière de droit civil et élections

-Connaissance des techniques de rédactions administratives, très bonne maitrise du français, orthographe, grammaire.

-Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, Wordpress, etc..).

-Maitrise des logiciels métiers : Berger Levrault, JVS,

-Capacité à travailler en équipe, aptitudes transversales,

-Sens du service public,

-Forte autonomie dans l’activité quotidienne,

-Dynamisme, rigueur, sens de l’organisation,

-Permis B.