AGENT D'ACCUEIL ET D'ASSISTANCE ADMINISTRATIVE H/F

Descriptif de l'emploi

APPEL A CANDIDATURE EXTERNE

Située à 9 km au sud-est de Rennes (1re couronne), la ville de Vern-sur-Seiche, 8400 habitants et commune de Rennes Métropole, offre un cadre de vie dynamique et naturel. Pour sa ville en pleine expansion, l’équipe municipale recrute :

AGENT D’ACCUEIL

ET D’ASSISTANCE ADMINISTRATIVE H/F

Poste permanent à temps complet à pourvoir au 14.10.2026.

Cadre d’emploi des adjoints administratifs (catégorie C)

Missions / conditions d'exercice

Placé sous l’autorité du responsable du pôle Population et Solidarités, vous intégrerez une équipe de deux agents chargés de l’accueil et de l’assistance administrative à l’accueil général de la Mairie.

Vous serez chargé des missions suivantes :

Accueil physique et téléphonique

- Accueil du public sur place ou par téléphone

- Orientation du public vers les services ou organismes compétents

- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

- Prise de messages et transmission aux autres services municipaux

- Délivrance/réception de documents pour le compte d’autres services (ex : dossier de demande de logement social, inscription service périscolaire, …)

- Affichage d’informations réglementaires ou associatives

- Remise des informations pratiques aux nouveaux arrivants

- Réception des doléances concernant les services techniques et enregistrement des demandes sur le logiciel de suivi pour traitement par les services

- Réception et enregistrement sur le tableau des objets trouvés et perdus

Location de salles municipales et de matériel

- Réception des demandes de particuliers de réservation de salles communales

- Enregistrement des pré-réservation demandes de réservation de salles, matériel et véhicule (particuliers et entreprises) sur logiciel de suivi

Formalités administratives

- Réception des demandes de recensement citoyen pour les jeunes de 16 ans et délivrance de l’attestation de recensement

- Réception des demandes d’attestation d’accueil

- Délivrance de certificats (hérédité, vie commune…)

- Légalisation de signature et certification conforme de documents pour l’étranger

Missions d’Officier de l’état civil délégué

- Réception des déclarations de naissance, reconnaissance, décès, établissement des actes de l’état civil et transmission aux services concernés (impôts, Insee, communes…)

- Etablissement des transcriptions, des mentions et des livrets de famille

- Délivrance de copies d’actes de l’état civil

- Suivi des demandes de rectifications d’état civil

Funéraire

- Accueil et renseignement des familles lors d’un décès et concernant le cimetière

- Réception de la demande d’achat de concession

- Réponse aux demandes des PF (informations emplacements, travaux…)

- Délivrance des autorisations funéraires consécutives à un décès et transmission des informations aux services concernés

Elections

- Réception des demandes d’inscriptions / changements d’adresse sur les listes électorales et participation à l’organisation des élections

Location de salles municipales et de matériel

- Suivi des demandes de réservation et préparation des courriers de confirmation

- Suivi et gestion des dérogations et demandes particulières

- Mise en jour du règlement des salles en cas de besoin

- Préparation des éléments de tarification et transmission au service finances

Objets trouvés

- Gestion des objets trouvés (mise à jour du fichier, recherche propriétaire, restitution des objets, préparation des PV de transmission ou destruction)

Référent Solidarités et Handicap

- Suivi administratif de la commission Solidarités, Cohésion, Protection sociale, Santé, Emploi : rédaction et envoi des ordres du jour, compte-rendus, mails d’information

- Suivi et traitement des projets/actions/dossiers en lien avec l’Adjointe au Maire et la responsable de Pôle

- Suivi administratif des conventions partenariales du secteur

- Secrétariat du service Seniors – suivi des projets et actions en lien avec l’activité du service et l’animatrice de vie sociale des Seniors, et plus particulièrement l’organisation des 2 grandes actions du service : le Voyage Seniors ANCV et l’après-midi festive des aînés

- Référent Handicap auprès des usagers : réception des demandes et orientation vers les services concernées, organisation et suivi de la commission communale pour l’accessibilité, coordination des projets/actions/travaux avec les services municipaux

Profils recherchés

- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales,

- Connaissance des domaines d’activité du service Population

- Sens du service public et du travail en équipe

- Qualités rédactionnelles et maîtrise de l’outil informatique

- Autonomie, rigueur et discrétion

- Qualités d’écoute et relationnelles

- Réactivité et disponibilité (par roulement : permanence le samedi matin toutes les 6 semaines)