Agent d'accueil et d'Etat Civil H/F

Descriptif de l'emploi

La commune de Niederbronn-les-Bains recherche une un(e) chargé(e) d'accueil et d'état civil. En contact permanent avec les usagers, vous serez la première image de la municipalité et jouerez un rôle essentiel de proximité. Sous la responsabilité de la directrice générale des services adjointe en charge des services administratifs et des finances et au sein d'une équipe de 4 personnes, vos missions se divisent en plusieurs grands volets :

Missions / conditions d'exercice

1. Accueil et information du public

- Assurer l'accueil physique et téléphonique à l'Hôtel de Ville.

- Renseigner, orienter et accompagner les usagers vers les services ou organismes compétents.

- Gérer les activités générales du secrétariat de l'accueil (courrier entrant/sortant, affichage officiel, publipostages).

2. État Civil et formalités administratives

- Réceptionner les déclarations et établir les actes officiels (naissances, mariages, décès).

- Assurer la tenue administrative et la mise à jour des registres d'état civil.

- Accompagner les citoyens dans la constitution de leurs dossiers (mariages, PACS, procédures simplifiées de changement de nom).

- Effectuer les recherches généalogiques et assurer le rôle de référent de la mairie pour l'ANTS (titres d'identité).

3. Gestion du cimetière, des élections et des affaires scolaires

- Cimetière : Suivre et attribuer les concessions municipales (créations, renouvellements, abandons) et assurer la liaison avec les services funéraires.

- Élections : Participer activement à la tenue des listes électorales et à l'organisation matérielle des différents scrutins.

- Affaires scolaires : Enregistrer les inscriptions pour l'école maternelle et assurer le suivi des demandes de dérogations.

Profils recherchés

- Connaissances : Vous maîtrisez le cadre réglementaire de l'état civil et les procédures administratives générales des collectivités territoriales.

- Outils informatiques : Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et maîtrisez idéalement les logiciels spécifiques aux domaines de l'état civil, des élections et de la gestion des cimetières

- Qualités relationnelles : Doté(e) d'un excellent sens du service public, vous disposez de solides techniques d'accueil, d'écoute et de régulation face au public.

- Savoir-être : Vous faites preuve d'une grande discrétion professionnelle, respectez rigoureusement le devoir de confidentialité et appréciez le travail en équipe.

Conditions de travail, rémunération et avantages :

- Temps de travail : 39h avec des jours de RTT.

- Spécificités : Une permanence "décès" est organisée à l'occasion des ponts calendaires.

- Continuité du service : L'organisation des congés annuels se fait de manière concertée avec les autres membres du pôle administratif afin de garantir la permanence de l'accueil.

- Rémunération : traitement indiciaire et régime indemnitaire (IFSE + CIA) et 13ème mois

- Avantages sociaux : Tickets restaurant – Participation employeur à la complémentaire santé et à la prévoyance – Adhésion au CNAS et au GAS