AGENT D’ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE POLYVALENT GUICHET UNIQUE

Descriptif de l'emploi

Au sein du Pôle Population et Citoyenneté, sous l’autorité de la Directrice du Pôle, de la Direction Générale et de l’Autorité Territoriale, vous assurez l’accueil et l’accompagnement des habitants ainsi que diverses missions de gestion administrative.

Dans une logique de polyvalence et de rotation des activités, vous intervenez alternativement en accueil du public et en back-office.

Vous êtes un interlocuteur privilégié des habitants et contribuez, par la qualité de votre accueil et la fiabilité du traitement des dossiers, à la qualité du service public municipal.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

1. Accueil et relation aux usagers

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers ;

• Informer, renseigner et orienter les habitants vers les services compétents ;

• Identifier les demandes et apporter un premier niveau de réponse ;

• Mettre à jour les documents, formulaires et supports d’information disponibles à l’accueil ;

• Assurer l’instruction et le suivi des attestations d’accueil ;

• Assurer les opérations liées au recensement citoyen ;

• Réaliser les légalisation de signatures et copies conformes, dans le respect de la réglementation ;

• Participer à l’amélioration continue de l’accueil et des procédures destinées aux usagers.

2. État civil, élections et affaires funéraires

• Établir, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil ;

• Instruire et suivre les dossiers relatifs aux mariages et aux PACS ;

• Assurer les opérations liées à la tenue et à la mise à jour des listes électorales ;

• Participer à la préparation et à l’organisation matérielle des scrutins électoraux ;

• Participer à la tenue des bureaux de vote lors des élections ;

• Assurer le suivi des dossiers et démarches liés aux affaires funéraires ;

• Effectuer les déplacements nécessaires dans le cadre des missions funéraires.

3. Scolaire et périscolaire

• Assurer l’instruction et le suivi des inscriptions scolaires et périscolaires ;

• Accueillir et renseigner les familles ;

• Assurer le suivi administratif des dossiers ;

• Participer à la gestion administrative de la restauration scolaire ;

• Assurer le suivi administratif en lien avec le personnel intervenant dans le secteur de la restauration scolaire.

4. Gestion administrative, stocks et archivage

• Réceptionner et répartir les colis et commandes destinés aux différents services municipaux ;

• Participer à la gestion et au suivi des stocks de fournitures ;

• Assurer le classement, le rangement et l’archivage des documents ;

• Participer à l’inventaire du matériel stocké dans les différents locaux municipaux ;

• Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi nécessaires à l’activité ;

• Participer à la rédaction et à l’actualisation des fiches de procédures.

5. Participation à la vie municipale

• Participer ponctuellement à l’organisation des manifestations municipales et des commémorations ;

• Participer, en fonction des nécessités du service, à certaines missions transversales avec les autres services municipaux.

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE

Le poste nécessite une forte polyvalence et une capacité à alterner les missions d’accueil du public et les activités administratives en back-office.

Le planning est organisé en fonction des nécessités du service et peut comprendre :

• du travail le lundi au samedi matin par roulement ;

• une présence ponctuelle le samedi après-midi dans le cadre des cérémonies ;

• une présence le dimanche lors des scrutins électoraux ;

• une participation ponctuelle à certaines manifestations et commémorations.

Certaines missions peuvent nécessiter des déplacements ponctuels, notamment dans le cadre des affaires funéraires.

Contraintes et risques professionnels

• Port ponctuel de charges dans le cadre de la réception de colis, de l'archivage, de la manutention et de la mise en place de matériel ;

• Gestion de situations de tension ou de conflit avec certains usagers ;

• Nécessité de conserver une posture professionnelle, neutre et bienveillante dans les situations difficiles ;

• Respect impératif des horaires et des temps d’accueil du public.

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES

• Rémunération statutaire selon le cadre d’emplois et l’expérience ;

• RIFSEEP : IFSE mensuelle et CIA annuel ;

• Adhésion au CNAS ;

• Amicale du personnel ;

• Participation de la collectivité à la protection sociale complémentaire, selon les modalités en vigueur.

Profils recherchés

Savoirs

• Bonne connaissance des règles et procédures relatives à l’état civil ;

• Connaissances appréciées en matière d’affaires électorales et funéraires ;

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et du fonctionnement d’une mairie ;

• Maîtrise des techniques d’accueil et de relation aux usagers ;

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à s’adapter aux logiciels métiers utilisés par la collectivité (Melody, Segilog, Adagio, Concerto, etc.).

Savoir-faire

• Accueillir, renseigner et orienter différents publics ;

• Instruire et suivre des dossiers administratifs ;

• Appliquer des procédures et respecter les délais ;

• Contrôler la complétude et la conformité des dossiers ;

• Rédiger des courriers, courriels et documents administratifs ;

• Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi ;

• Rédiger et actualiser des fiches de procédures ;

• Travailler en transversalité avec les différents services de la collectivité ;

• Savoir rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté.

Savoir-être

• Sens du service public et de l’intérêt général ;

• Excellent relationnel et sens de l’accueil ;

• Courtoisie, disponibilité et écoute ;

• Polyvalence et capacité d’adaptation ;

• Rigueur, organisation et fiabilité ;

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;

• Neutralité et impartialité dans l’exercice des missions ;

• Capacité à garder son calme et à gérer les situations conflictuelles ;

• Capacité à faire face aux situations nécessitant réactivité et discernement ;

• Goût du travail en équipe et en transversalité.