Agent d'accueil et de gestion administrative scolaire antenne délocalisée Ribéral

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service scolarité et vie de l'étudiant, le titulaire du poste assure l'accueil et la

gestion administrative de l'antenne à laquelle il est affecté.

Il a en charge la gestion administrative de départements d'enseignement spécifique.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS :

*Accueil téléphonique et physique

Renseigner et orienter le public

Informer sur les différents cursus, disciplines, matières, fonctionnement de l'antenne...

*Gestion administrative de l'antenne

Gérer le cursus de l'élève : inscription, emploi du temps des cours, état de présence, attestations diverses et

certificats de scolarité, sanctions disciplinaires, rédaction et suivi des courriers

Coordonner les informations entre les élèves, parents, professeurs, ainsi qu'entre les différentes antennes

Gérer les absences des professeurs et les reports des cours inhérents : information des parents, des élèves...

Organiser les pratiques collectives : orchestres, chorales, musique de chambre

Organiser les auditions : planning des élèves, convocations, réservations des salles, fiches techniques,

morceaux imposés, programmes...

Suivre les livrets/dossiers : annotations, reports des évaluations, des notes, envoi des résultats aux parents,

classement ...

Actualiser une base de données

Réaliser des travaux de bureautique

Renseigner les outils de reporting

*Participation à la gestion administrative de Départements d'enseignement spécifique

Vérifier la conformité des parcours élèves

Préparer et assurer la gestion post examens de fin de cycle

Préparer et assurer la gestion post conseils de passage

Renseigner les outils de reporting

*Réception du paiement des droits d'inscription de l'antenne (mandataire sous régie CRR)

Réceptionner les paiements par chèque

*Activités complémentaires

Gérer le planning des salles et le transmettre aux mairies

Surveiller les concerts pédagogiques et événements organisés par l'antenne

Participer à certaines manifestations se déroulant sur le périmètre de l'antenne (forum des associations, fêtes,

démonstrations diverses)

Suivre l'entretien et la gestion logistique des bâtiments et locaux de l'antenne mis à dispositions par les

communes

RELATIONS FONCTIONNELLES :

-Internes : Direction, chefs de service et personnel du CRR

-Externes : Visiteurs, parents, élèves, communes, élus

Profils recherchés

COMPÉTENCES MOBILISÉES :

-Savoirs

Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,

Vocabulaire professionnel du service

Techniques de secrétariat

Techniques de recherche documentaire

Connaissances des réglementations relatives notamment au schéma national d'orientation pédagogique, au projet

d'établissement, règlement intérieur

Maîtrise des logiciels de bureautique

-Savoir Faire

Comprendre les demandes

S'exprimer correctement oralement et par écrit

Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre

Mettre en forme tous types de courriers Respecter les délais de transmission de documents

Utiliser l'outil informatique

Mettre à jour des tableaux de bord

-Savoir être

Rigoureux, autonome, discret

Esprit d'équipe

Sens de la confidentialité

Devoir de réserve et sens du service public