Agent d'accueil et de gestion adminitrative

Descriptif de l'emploi

L’agent d’accueil a pour rôle principal d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public. Il représente l'image de la collectivité auprès des visiteurs. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l’état civil dont il a la charge. Parmi ses autres fonctions, l’agent d’accueil et d’état civil prend en charge la gestion du courrier postal et assure aussi des fonctions d’assistanat auprès des élus et de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et information du public

◘ Accueillir, renseigner et orienter les usagers, sur place et par téléphone

◘Accompagner les démarches courantes : état civil, inscriptions scolaires, listes électorales, recensement militaire, sortie de territoire, attestations d'accueil, location de la salle des fêtes

◘ Enregistrer les réclamations et en assurer le suivi auprès des services concernés

◘ Tenir à jour l'affichage et la documentation à destination des administrés

Agence postale communale

◘ Assurer les opérations postales : affranchissement, vente de timbres et d'enveloppes, dépôt et retrait des lettres et colis, recommandés, procurations courrier, contrats de réexpédition

◘ Réaliser les opérations financières de proximité (retraits et versements d'espèces sur compte courant postal ou livret d'épargne)

État civil

◘ Constituer et suivre les dossiers de naissance, mariage, PACS, parrainage civil et décès

◘ Accueillir les familles et les accompagner dans leurs démarches avec dignité et discrétion

◘ Rédiger et éditer les actes, tenir les tables annuelles et décennales, légaliser les signatures

Secrétariat du Maire et de la Direction

◘ Gérer l'agenda du Maire et préparer ses rendez-vous

◘ Trier, enregistrer, numériser et diffuser le courrier postal et électronique

◘ Rédiger les courriers courants (invitations, réponses, cartes)

Missions complémentaires

◘ CCAS : organisation des repas et des colis, en lien avec l'élu aux affaires sociales

◘ Urbanisme : enregistrement et transmission des demandes et décisions, rédaction des arrêtés de voirie

◘ Tirage au sort du jury d'assises, commandes de fournitures, mise à jour des listes (élus, associations, entreprises)

Profils recherchés

Savoir-faire

◘ Une première expérience en accueil et gestion administrative est vivement appréciée

◘ Maîtrise des techniques d'accueil, de secrétariat et de communication

◘ Bonnes connaissances en état civil et du fonctionnement d'une commune

◘ Maîtrise des outils bureautiques et de messagerie ; la connaissance des logiciels Berger-Levrault (état civil, périscolaire) serait appréciée

Savoir-être

◘ Sens du service public et qualités relationnelles, d'accueil et d'écoute

◘ Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et esprit d'initiative

◘ Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel

◘ Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence