Agent d’accueil « Guichet unique « Mairie – Maison France Services »/Conseiller France Services (h/f)

Descriptif de l'emploi

Dans le cadre du renouvellement du CDD de l'agent en poste, la commune de Mittainvilliers-Vérigny recrute un Agent d’accueil « Guichet unique « Mairie – Maison France Services »/Conseiller France Services - Syndicat Scolaire"

Placé sous l'autorité de Monsieur le Maire, du Président du SIRP de l'adjoint en charge et du secrétaire général de mairie et du SIRP, l'agent répondra aux missions suivantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et renseigner des administrés et de tout type de public au sein d’un guichet unique « Mairie – Maison France Services -SIRP».

• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité et du syndicat.

• Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

• Accueillir, qualifier la demande, renseigner et orienter les usagers pour les demandes relatives à la Mairie, au Syndicat Scolaire et à la Maison France Services

• Informer, prévenir, sensibiliser sur les services publics, les démarches du quotidien, les dispositifs du territoire... en assurant un service de médiation (Demandes de Premier Niveau)

• Accompagner les usagers dans leurs démarches et dans l'utilisation des services numériques utiles dans la vie quotidienne

• Répondre aux demandes et accompagner les usagers sur leurs demandes relatives au syndicat scolaire et notamment les réservations des activités sur BL enfance

• Garantir la confidentialité des administrés

• Être force de proposition quant à l'amélioration de l'accueil

• Connaître les règles de communication, la gestion des publics difficiles et l'écoute active

• Gestion du courrier entrant et sortant : Réception, tri et dématérialisation du courrier

• Assurer le secrétariat de la Mairie

• Gérer le planning des rendez-vous, permanences entre les usagers et les partenaires ou les membres de la collectivité

• Se former et s'informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux.

• Faire vivre le point d'accueil en animant et organisant l'espace d'accueil et d'information, la gestion documentaire

• Entretenir et développer un partenariat en lien avec la structure

• Consignation des demandes, réclamations, messages et réponses aux usagers dans un fichier de suivi, Transmettre les réclamations aux interlocuteurs concernés et au besoin les relancer.

• Gestion des boites mails génériques (Contact et Maisons France Services), réponses ou transferts des mails aux interlocuteurs concernés

• Réalisation et suivi de tableaux de bord, Etablir un suivi statistique de la fréquentation et de l'activité de la Mairie et de la Maison de services (Réalisation et suivi de tableaux de bord notamment pour le suivi téléphoniques, mails...)

• Contribuer au réseau national des Maisons de services au public

• Copies des usagers et des associations

• Gestion de l'affichage

• Aider à la logistique liée au bon fonctionnement de la Mairie (fournitures, réunions, cérémonies etc.)

• Classement et reprographie des divers documents – archivage

• Connaitre et appliquer la réglementation et les procédures liées à l’activité d’une collectivité territoriale (Etat civil, urbanisme, etc.)

• Rendre compte à la hiérarchie

Activités en suppléance :

L’agent pourra être amené à assurer les activités suivantes :

• Toutes activités exercées au sein de la collectivité, en cas de nécessité de service.

Profils recherchés

Contraintes et risques spécifiques du poste

• Respect des règles de sécurité

• Risques liés à un poste sédentaire (Position debout ou piétinement /Travail sur écran)

• Situation de contact avec le public

• Manutention manuelle de charges de moins de 15kg

• Standard téléphonique

Compétences requises pour le poste

• Sens de l'accueil et du service public / Disponibilité envers les usagers

• Garant de l'image de la collectivité, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable

• Devoir de réserve

• Bonne expression orale et écrite

• Gestion des appels téléphoniques / transmission des messages

• Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre

• Trier, photocopier et assembler des documents

• Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible

• Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers

• Techniques et outils de communication et de secretariat

• Techniques de recherche documentaire

• Autonomie, rigueur, discrétion

• Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale

• Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs, d'état civil et des règles d'urbanisme

• Être organisé et disponible

• Entretenir des relations de travail cordiales avec ses collègues, les élus et les riverains : s’entraider, régler les éventuels désaccords en en parlant rapidement et dans un esprit constructif.