Agent d'accueil (h/f)

Descriptif de l'emploi

Située dans les Hautes-Pyrénées, la commune de Cauterets souhaite renforcer son service administratif et recrute un chargé d’accueil afin d’assurer un accueil de qualité auprès des administrés et visiteurs.

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public et participez à l’information et à l’orientation des usagers.

Vous êtes un interlocuteur privilégié des administrés et contribuez à l’image et à la qualité du service public de proximité.

Missions / conditions d'exercice

- Accueil et information du public :

Assurer l’accueil physique des administrés, visiteurs et partenaires ;

Assurer l’accueil téléphonique et gérer le standard ;

Écouter, renseigner et orienter les usagers vers les services compétents ;

Apporter un premier niveau d’information sur les démarches administratives ;

Identifier les demandes et transmettre les informations nécessaires aux services concernés ;

Adapter son accueil aux différents publics et situations.

Orienter les administrés vers les différents services municipaux

Assurer l’interface avec les services de la collectivité

Contribuer à la continuité et à la qualité du service public

- Gestion administrative :

Réceptionner, enregistrer et transmettre les courriers et documents ;

Assurer la gestion de la boîte mail de l’accueil ;

Effectuer diverses tâches administratives : classement, archivage, saisie et mise en forme de documents ;

Assurer la mise à disposition et la diffusion de documents d’information ;

Participer à la gestion de réservation de salles ;

Assurer le suivi de certaines demandes administratives selon les besoins du service.

Publication des enquêtes publiques+ archivage et affichage des arrêtés

Mise à jour de la liste des associations et archivage des pv d’AG

Traitement des demandes générales sur la Taxe de séjour

- Service à la population :

Etat civil

Légalisation de signature, copies certifiées conformes, certificats de vie

Recensement militaire

Gestion des dossiers d’attestations d’accueil des étrangers

Domiciliation fiscale, postale

Cahier de doléances des usagers

- Administratif ST :

-Centralisation des demandes d’intervention ou de travaux des services techniques

-Déclaration des pannes d’éclairage public et des désordres réseaux EDF et ORANGE, CCPVG, CSVSS…

-Archivage papier de tous les devis et contrats, tenue de tableau

Temps de travail hebdomadaire : 35 h du Lundi au vendredi et les samedis matin en alternance pendant les vacances scolaires

Lieu de travail : Mairie de Cauterets

Horaires : 9h-12h30/13h30-17h

Profils recherchés

Compétences et connaissances

Bonne connaissance des techniques d’accueil et de communication ;

Bonne expression orale et écrite ;

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;

Capacité à rechercher et transmettre une information fiable ;

Connaissance de l’environnement territorial appréciée ;

Une expérience dans l’accueil du public ou dans un environnement administratif serait appréciée.

Qualités requises

Sens du service public ;

Excellent relationnel et sens de l’écoute ;

Courtoisie, discrétion et respect de la confidentialité ;

Disponibilité et patience ;

Capacité à gérer des situations parfois difficiles ou conflictuelles ;

Organisation, rigueur et réactivité ;

Aptitude au travail en équipe ;

Autonomie et capacité d’adaptation.