Agent d'accueil (h/f)

Descriptif de l'emploi

La Direction de l’Animation Sociale, Santé et Solidarités a pour rôle d’accompagner les agents dans la mise en œuvre des politiques sociales et de santé publique en faveur des usagers.

Le CCAS d’Orléans est un établissement public administratif communal qui anime et développe une politique sociale au sein de sa commune. Il a pour mission principale de mettre en œuvre un certain nombre de dispositifs destinés à prévenir et remédier à la précarité rencontrée dans la population de sa commune.

Le CCAS gère divers services situés au cœur d’Orléans dont les valeurs fortes reposent sur une politique publique qui a à cœur d’accompagner les usagers en fonction de leurs besoins.

Sous l’autorité et en polyvalence avec les responsables du Primo Accueil au sein du Service Accueil et Accompagnement Social et de l’Espace Info Aînés de la Direction de l’Animation, Santé, Solidarités, vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public avec une information de premier niveau et évaluation de la situation.

Missions / conditions d'exercice

Missions du Primo accueil :

Accueil physique et téléphonique

Information de premier niveau

Délivrer des informations de préinscription en crèche

Évaluation de la situation pour la prise de rendez-vous des demandes de domiciliations

Annonce et orientation vers les services ou professionnels concernés

Gestion des demandes de rendez-vous à l’espace numérique

Réception et tri du courrier des services et des personnes domiciliées au CCAS

Tenue des statistiques sur les contacts physiques et téléphoniques

Appui auprès de la Direction à l’envoi et à l’arrivée du courrier en cas d’absence

Mise à jour des informations destinées au public et en interne

Mettre à jour les outils d’informations du Primo Accueil (tableaux de suivi des réservations de salles et véhicules, informations sur l’écran)

Gérer le fond documentaire à la disposition du public : approvisionner les présentoirs, gérer l’affichage dans l’espace attente et dans la vitrine

Logistique

Gérer le pool de véhicules de la Direction de l’Animation Sociale, de la Santé et des Solidarités (réservations, suivi des véhicules, suivre le stock papier et enveloppes)

Appuyer la responsable du Primo Accueil en cas de besoin d’interventions techniques (problème ascenseur, accès au bâtiment …)

Mission de l’accueil Espace Info Aînés

Accueil physique et téléphonique

Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (les séniors et leurs proches) et les professionnels

Analyser des demandes et renseigner de façon simple, précise et claire

Informer sur les prestations proposées par le service des Aînés (Service à la personne, Espace Info Aînés, Animations) et envoyer les infos par mail ou courrier

Analyser et traiter la demande pour orienter au mieux : vers les collègues du service des Aînés (Espace Infos Aînés, Service à la personne ou autres) ou vers les partenaires (Agences Départementales des Solidarités ou autres…)

Restituer et hiérarchiser les problématiques auprès des travailleurs sociaux de l’Espace Infos Aînés et du Service aide à la personne (demandes de RDV, ouverture de prestation…)

Tenir à jour les statistiques d’accueil dans le logiciel métier

Recenser et mettre à jour les informations affichées et mises à disposition au sein de l’Espace Infos Aînés

Réaliser des tâches administratives

Appui au Service à la Personne

Créer/mettre à jour/classer les dossiers (version papier et dans application numérique métiers) des usagers : contrats, attestation fiscale….

Gérer les envois de courriers : contrats, courrier d’information

Traiter les résiliations de contrats : archiver les dossiers papiers, clôturer les dossiers informatiques

Traiter la boite mail générique SAP en l’absence de la chargée de mission et en lien avec le responsable de l’Espace Info Ainés

Logistique

Participer à l’organisation d’actions de prévention dont l’Espace Info Aînés est partenaire ou porteurs (réservation de salle, inscriptions de participants…)

Organiser la logistique des réunions d’information mensuelle (feuille d’émargement, collation)

Organiser la logistique des permanences sur les marchés (mise à jour des documents mis à disposition des usagers)

Participer aux cellules de crise qui pourraient être déclenchées (canicule, risque sanitaire…)

Profils recherchés

Avoir un bon niveau de français écrit et parlé

Maîtriser une langue étrangère serait souhaitable, avoir une bonne élocution

Avoir une bonne connaissance de l'accueil et en maîtriser les techniques

Avoir une aptitude à accueillir des personnes en difficultés, en situation de précarité, ainsi que les personnes âgées

Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, logiciel métier…)

Maîtriser les techniques de gestion des conflits