Agent d'accueil

Vos missions en quelques mots

L'adjoint administratif exerce ses missions en binôme au sein du service (Milieu ouvert) sous la responsabilité de l'attaché et de la cheffe d'antenne. Les tâches qui lui sont confiées sont des tâches d'organisation, de communication et de suivi des dossiers.

Au regard de la fonction occupée, le titulaire du poste devra effectuer :

- Accueil physique et téléphonique

- Gestion de la salle d’attente (rangement des revues, de la fontaine à eau, relevé de la boîte aux lettres interne des PPSMJ...) et s’assurer de la sécurité du lieu d’accueil du public, vérification midi et soir, des portes des box, des fenêtres et lumières

Afficher la suite

- Traitement des messages : inscription sur APPI des appels en cas d’absences des correspondants (CPIP) ou prise du message pour le binôme de soutien, la coordinatrice culturelle et les membres de la direction. Le message doit faire référence au nom de la personne, ses coordonnées téléphoniques, l’objet de la demande, la date et l’heure de l’appel

- Traitement du courrier : affranchissement du courrier départ, datation, enregistrement sur le logiciel « courriers » et ventilation du courrier arrivée

- Gestion des salles d’entretiens : copie des imprimés nécessaires aux CPIP et alimentation des bureaux d’entretien (ex : information JAP départ à l’étranger, demande de modification horaire, etc…)

- Enregistrement des personnes extérieures au service et remise de badge

- Gestion et suivi des archives

- Renseignement du tableau mensuel « chiffres d'activité du service » (sorties d’audiences, permanence, suivi des convocations...)

- Tenue sur APPI du « journal de la mesure » de tout événement dont l’agent d’accueil à connaissance

- Réalisation de toutes tâche administrative à la demande de la direction

- Gestion et transmission des rapports CAP, création et enregistrement des dossiers des stages citoyenneté

Le Service pénitentiaire d’insertion et de probation (SPIP) a pour mission principale la prévention de la récidive. Pour cela, il est chargé de réaliser une évaluation de la personne et d’assurer un accompagnement adapté afin de trouver des solutions aux problématiques identifiées chez la personne suivie. Il assure également le contrôle et le respect des obligations prononcées par l’autorité judiciaire, par la transmission de rapport réguliers aux magistrats. Le SPIP intervient au sein des établissements pénitentiaires- milieu fermé- mais également auprès des personnes suivies en milieu ouvert. Dans les deux cas, le SPIP assure le suivi avant que la condamnation définitive soit rendue (pré sentenciel) ou après celle-ci (post sentenciel).

Organisation de travail : Travail en présentiel, télétravail impossible

Restauration : : Restaurant administratif

Accessibilité en transport / Parking : oui

Groupe IFSE : 2

Connaissances : Application informatique (APPI…)

Environnement administratif et juridique

Bureautique et outils collaboratif

Savoir-être : Sens des relations humaines

Sens de l’organisation

Savoir-faire : Prioriser

Diffuser une information

Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager