Agent d'accueil inscription et mandataire de régie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Accueillir et renseigner les usagers.

Encourager et aider les usagers à effectuer leurs démarches en ligne.

Réaliser les prestations liées aux inscriptions scolaires, aux inscriptions et à l'encaissement des

activités des Directions Enfance - Education, Jeunesse et Sports.

Participer au travail administratif du service.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

Accueillir et renseigner les usagers.

Encourager et aider les usagers à effectuer leurs démarches en ligne.

Réaliser les prestations liées aux inscriptions scolaires, aux inscriptions et à l'encaissement des activités des Directions Enfance - Education, Jeunesse et Sports.

Participer au travail administratif du service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil physique

- pré-accueil : recueillir la demande, renseigner et orienter vers le libre-service informatique ou les guichets ;

- assister les usagers utilisant le libre-service informatique ;

- pour les usagers ne pouvant réaliser leurs démarches en ligne, enregistrer sur le logiciel métier les inscriptions scolaires, les inscriptions aux activités péri et extra scolaires (restauration, accueils de loisirs) et les inscriptions relevant de l'offre éducative des Directions Enfance - Education, Jeunesse et Sports ;

- mettre à jour les dossiers des usagers (coordonnées, informations sanitaires, calcul du QF) ;

- vérifier la situation financière des usagers à l'égard des factures émises par la Ville ;

- encaisser les règlements liés aux activités des Directions Enfance - Education, Jeunesse et Sports ;

- réorienter le public si la sollicitation dépasse le champ d'intervention du service ;

- assurer le suivi de la demande si celle-ci nécessite un traitement ultérieur.

Accueil téléphonique

- renseigner les usagers ;

- assurer le suivi des demandes auxquelles une réponse immédiate ne peut être apportée ;

- réorienter le public si la sollicitation dépasse le champ d'intervention du service.

Participation au travail administratif du service

- traiter les dossiers déposés via le Portail famille : vérification des pièces justificatives, enregistrement des informations, calcul du QF, échanges avec les usagers ;

- enregistrer diverses informations afin de mettre à jour la base de données en collaboration avec

les référents en matière de Scolarité, Finance (radiations scolaires et périscolaires, modifications de situation, ajustements).

- En cas de besoin, renforcer l'équipe d'accueil, notamment le samedi matin.

ACTIVITÉS SECONDAIRES

- Participer à l'enregistrement et au contrôle des données et consommations afin de préparer les factures.

Profils recherchés

CONNAISSANCES REQUISES

Connaissances techniques

- Connaître et appliquer les principes de la Charte Marianne

- Savoir gérer des situations difficiles et alerter

- Maîtriser les procédures et outils du service

- Maîtriser le logiciel métier Concerto et le fonctionnement du Portail famille

- Etre apte à la manipulation de fonds

- Maîtriser l'écrit

- Connaître les outils bureautiques

Autres connaissances

(savoirs faire, savoir être)

- Sens du service public

- Discrétion et sens de la confidentialité

- Capacité de communication : expression, écoute, reformulation

- Sens du travail en équipe

- Tenue et présentation correctes

- Ponctualité

- Rigueur et organisation

Dans le cadre des 37 h 30 hebdomadaires, les horaires sont déterminés avec la hiérarchie du lundi au samedi midi.