AGENT D'ACCUEIL

Descriptif de l'emploi

L’agent d’accueil chargé de la planification et des prestations du Service d’Aide à Domicile assure l’accueil, l’information et l’accompagnement administratif des usagers.. Elle veille à la bonne mise en œuvre des prestations, au suivi des plans d’aide et à la continuité du service, en assurant l’interface entre les usagers, les intervenants à domicile, les organismes financeurs et les partenaires en lien avec la directrice du CCAS.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et accompagnement des usagers

• Accueillir, informer et orienter les usagers et leurs familles ;

• Identifier les besoins des personnes et apporter une première réponse adaptée ;

• Assurer les contacts téléphoniques et physiques avec les usagers ;

• Expliquer les modalités d’intervention et les prestations proposées par le SAD ;

• Assurer le suivi des demandes et des situations individuelles ;

• Être l’interlocuteur privilégié des bénéficiaires concernant l’organisation de leurs interventions.

B. Mise en place et suivi des plans d’aide

• Recueillir les informations nécessaires à l’ouverture ou à la modification d’une prise en charge ;

• Assurer les démarches administratives relatives aux plans d’aide : APA, PCH, aide sociale, caisses de retraite, mutuelles ou autres financeurs ;

• Constituer et suivre les dossiers des usagers ;

• Assurer le lien avec les services du Département, les caisses de retraite et les différents partenaires ;

• Suivre les notifications de prise en charge et les renouvellements ;

• Veiller à l’adéquation entre les heures accordées et les heures planifiées ;

• Alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou d’évolution de la situation de l’usager.

C. Planification des interventions

• Élaborer et actualiser les plannings des aides à domicile ;

• Organiser les remplacements en cas d’absence ;

• Veiller à la continuité des interventions ;

• Prendre en compte les contraintes des usagers et les disponibilités des agents ;

• Ajuster les interventions en fonction des modifications des plans d’aide ;

• Contrôler la cohérence des heures réalisées et planifiées ;

• Assurer le suivi des modifications de planning et en informer les personnes concernées.

D. Visites à domicile et évaluation des situations

• Réaliser des visites à domicile auprès des bénéficiaires ;

• Évaluer les besoins et les conditions d’intervention ;

• Vérifier l’adéquation entre les prestations réalisées et les besoins de l’usager ;

• Identifier les situations nécessitant une adaptation de l’accompagnement ;

• Repérer les éventuelles situations de fragilité, de maltraitance ou de risque ;

• Rendre compte des visites et assurer leur traçabilité ;

• Orienter, si nécessaire, vers les professionnels ou partenaires compétents.

E. Facturation et suivi administratif

• Préparer et contrôler les éléments nécessaires à la facturation des prestations ;

• Vérifier les heures effectuées et les prises en charge correspondantes ;

• Contrôler les anomalies de facturation ;

• Assurer le suivi des dossiers incomplets ou en attente de prise en charge ;

• Produire les tableaux de suivi nécessaires à l’activité du SAD ;

• Assurer la mise à jour des données dans le logiciel métier.

F. Assurer la liaison avec les aides à domicile

• Assurer le lien quotidien avec les intervenants ;

• Transmettre les informations nécessaires à la bonne réalisation des interventions ;

• Recueillir les difficultés rencontrées sur le terrain ;

• Organiser les ajustements nécessaires aux interventions ;

• Participer à l’amélioration de la qualité du service rendu ;

• Assurer la remontée des événements indésirables et des situations nécessitant une intervention de la hiérarchie.

G. Assurer la liaison avec les partenaires

• Assurer les relations avec les services du Département, caisses de retraite, établissements de santé, professionnels médico-sociaux et autres partenaires ;

• Participer aux réunions;

• Faciliter la circulation des informations utiles à l’accompagnement de l'usager, dans le respect du secret professionnel et de la réglementation relative aux données personnelles.

Activités complémentaires

L’agent peut également :

• participer aux démarches qualité du SAD ;

• contribuer à la préparation des évaluations et contrôles ;

• participer à l'élaboration des procédures internes ;

• produire des statistiques et bilans d'activité ;

• participer aux réunions de service ;

• contribuer à la mise en œuvre des actions d'amélioration issues de l'évaluation HAS ;

• assurer ponctuellement l'accueil du CCAS en fonction des nécessités de service.

• Assurer l’astreinte du SAD en rotation

Activités complémentaires

L’agent peut également :

• participer aux démarches qualité du SAD ;

• contribuer à la préparation des évaluations et contrôles ;

• participer à l'élaboration des procédures internes ;

• produire des statistiques et bilans d'activité ;

• participer aux réunions de service ;

• contribuer à la mise en œuvre des actions d'amélioration issues de l'évaluation HAS ;

• assurer ponctuellement l'accueil du CCAS en fonction des nécessités de service.

• Assurer l’astreinte du SAD en rotation

Profils recherchés

BTS SP3S ou bonne expérience professionnelle

connaissance du service d'aide à domicile

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement d'un SAD ;

• Connaissance des dispositifs d'aide et d'accompagnement à domicile ;

• Connaissance des principaux plans d'aide : APA, PCH, aide sociale, caisses de retraite ;

• Notions de réglementation applicable aux services à domicile ;

• Connaissance des règles de confidentialité et du secret professionnel ;

• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel métier.

Savoir-faire

• Organiser et planifier les interventions ;

• Gérer les priorités et les imprévus ;

• Assurer le suivi administratif de dossiers ;

• Contrôler des données de facturation ;

• Conduire un entretien avec un usager ou sa famille ;

• Réaliser une visite à domicile et en rendre compte ;

• Travailler avec différents partenaires ;

• Rédiger des courriers, comptes rendus et tableaux de suivi.

Savoir-être

• Sens du service public ;

• Qualités relationnelles et d'écoute ;

• Organisation et rigueur ;

• Réactivité ;

• Discrétion professionnelle ;

• Capacité à gérer les situations difficiles ;

• Esprit d'équipe ;

• Autonomie et capacité à prendre des initiatives