Agent d'accueil physique et téléphonique (h/f)

Descriptif de l'emploi

Émancipatrice, citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val-de-Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.

Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). À ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’État et l’EPA-ORSA. Dans le même temps, elle s’engage activement dans la rénovation urbaine et sociale du centre-ville en partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et les bailleurs sociaux.

ENJEUX DU POSTE

Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité afin d'assurer une relation de proximité entre la collectivité et les usagers.

Faciliter l'accès des administrés aux services municipaux en assurant leur information, leur orientation et la transmission de leurs demandes.

Contribuer à la qualité de l'image et du service public municipal par un accueil professionnel, courtois et adapté aux différents publics.

Assurer la bonne organisation et le suivi des réservations des salles municipales ainsi que la mise à jour des informations destinées au public.

Participer au bon déroulement des cérémonies de mariage en lien avec l'officier d'état civil.

Veiller au respect des obligations de confidentialité, de discrétion et de neutralité dans l'exercice des missions.

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer l'accueil physique des usagers au sein du hall de l'Hôtel de Ville, les renseigner et les orienter vers les services municipaux compétents.

Assurer l'accueil téléphonique au standard, identifier les demandes des interlocuteurs et les diriger vers les services concernés.

Gérer et suivre le planning des réservations des salles de l'Hôtel de Ville, en veillant à la bonne actualisation des informations.

Participer à l'organisation et au bon déroulement des cérémonies de mariage, en collaboration avec l'officier d'état civil, notamment en assurant l'accueil et l'accompagnement des groupes.

Assurer la récupération et la transmission des dossiers des usagers destinés aux services logement et urbanisme.

Veiller à la bonne diffusion des informations auprès du public, notamment par le suivi des affichages et des supports de communication dans le hall d'accueil.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer l'accueil physique des usagers au sein du hall de l'Hôtel de Ville, les renseigner et les orienter vers les services municipaux compétents.

Assurer l'accueil téléphonique au standard, identifier les demandes des interlocuteurs et les diriger vers les services concernés.

Gérer et suivre le planning des réservations des salles de l'Hôtel de Ville, en veillant à la bonne actualisation des informations.

Participer à l'organisation et au bon déroulement des cérémonies de mariage, en collaboration avec l'officier d'état civil, notamment en assurant l'accueil et l'accompagnement des groupes.

Assurer la récupération et la transmission des dossiers des usagers destinés aux services logement et urbanisme.

Veiller à la bonne diffusion des informations auprès du public, notamment par le suivi des affichages et des supports de communication dans le hall d'accueil.

Profils recherchés

Savoir-être :

Qualités d’écoute, calme, patience et sens du contact

Rigueur, courtoisie et discrétion

Capacité à gérer les situations conflictuelles

Esprit d’équipe

Langage clair, adapté et respectueux

Présentation soignée et respect de la tenue vestimentaire réglementée

Savoir-faire :

Capacité à mémoriser et coordonner un volume important d’informations

Connaissance du fonctionnement d’une mairie

Maîtrise des outils informatiques

Pratique d’une ou plusieurs langues étrangères