Agent d'accueil polyvalent

Descriptif de l'emploi

En raison d'un changement de Municipalité, la nouvelle équipe porte un projet de mandat ambitieux en terme de gestion des services publics et de déploiement d'équipements publics pour la commune.

En conséquence, de nouvelles fonctions administratives ont émergées, notamment en contact direct avec la population et en soutien et appui transversal auprès des services.

Missions / conditions d'exercice

Assurer l'accueil du public en présentiel ou au téléphone.

Renseigner le public et l'orienter en réponse à ses demandes.

Identifier et gérer la demande pour y apporter une réponse adaptée.

Assurer la rédaction de documents administratifs et la gestion de tâches administratives (actes d'état civil, arrêtés, gestion des équipements, du matériel...)

Gestion des arrivées et départs des courriers, des mails et des demandes téléphoniques.

Assurer un soutien administratif auprès des autres services en terme d'organisation, de gestion et de production de documents (DICT, CU...).

Gérer la réservation de salles municpales et de matériels de la collectivité.

Assurer la logistique relative à la bureautique ainsi qu'à l'évènementiel.

Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.

Co-gérer les différentes régies en coordination avec la police municipale.

Superviser et participer activement aux évènements municipaux, ainsi que gérer la logistique de ces évènements.

Planifier et gérer les budgets affectés à la bureautique, à l'évènementiel.

Assurer la diffusion de l'information reçue à l'accueil auprès des élus et des services.

Profils recherchés

Rigueur, organisé, fiabilité démontrée.

Capacité à mener de front plusieurs tâches et pour ce faire être ordoné et organisé.

Esprit de synthèse, d'analyse, assorti d'une véritable agilité pour pouvoir s'adapter à tout type de demandes.

Travail en équipe, sens de l'écoute et de l'observation, être capable de s'adapter à différentes situations de travail.

Maîtrise du pack office et des logiciels de gestion d'une mairie de 2000 habitants, ou aptitudes à se former à ces outils.

Savoir s'organiser dans son travail en fonction des consignes, rigueur, dynamisme et réactivité, discrétion.

Connaître l'environnement institutionnel et les processus de décision et de fonctionnement.

Connaître les outils informatiques courants utilisés dans les collectivités locales.

Disposer des aptitudes à la rédaction de documents, de notes ou de courriers.