Agent d'accueil polyvalent de mairie, (secrétariat, état-civil, élections, communication, affaires scolaires / enfance jeunesse)

Descriptif de l'emploi

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, l'orientation du public vers les services ou organismes compétents et la gestion du courrier de la collectivité

Assurer la gestion et le suivi des affaires scolaires-périscolaires/enfance-jeunesse, la planification de l'emploi du temps des personnels des écoles, suivi des congés

Assurer la gestion et le suivi des affaires sociales

Assurer la gestion des missions d'état civil, funéraire, affaires militaires/recensement,

Assurer la gestion des affaires électorales

Travail collaboratif avec la responsable du pôle administration générale

Missions / conditions d'exercice

• Accueil du public, secrétariat

Accueil physique et téléphonique, renseignements et orientation des usagers

Réception, traitement et diffusion du courrier et courriels

Gestion des emplois du temps, congés payés et repos compensateurs des agents techniques du groupe scolaire et de la médiathèque

Gestion des inscriptions scolaires, relation avec la directrice du groupe scolaire

Rédaction de courrier

Aide aux démarches administratives des usagers

Réalisation de divers travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents administratifs), les reproduire et les diffuser

Relation avec les élus, prise de message, programmation de réunion

Mettre en forme et valoriser des supports écrits, arrêtés, attestations diverses

• État-civil / Élections

Acte de décès, transcription de décès, avis de naissance, acte de naissance, recensement militaire, inscription liste électorale, apposition de mentions marginales, dossier de mariage, acte de mariage, parrainage, PACS et dissolution, changement prénom/nom, mise à jour des livrets de familles, copies d’actes, tables annuelles et décennales, archivages, envoi au procureur

Vente et gestion administrative des concessions au cimetière municipal, activités liées au droit funéraire

Présence aux cérémonies d’état-civil

Assurer la gestion et la mise à jour des listes électorales

Préparer les scrutins, commissions, cartes électorales et participer à l’organisation des bureaux de vote

• Affaires scolaires / enfance jeunesse / social

Gestion, suivi des réservations, facturation mensuelle cantine/garderie BL enfance, annulatifs et réductions comptables

Gestion comptable : saisie mandats et titres et liaison trésorerie

Commande hebdomadaire des repas, liaison avec le prestataire

Prévisions statistiques et calcul des coûts de fonctionnement des services, mise à jour des pratiques tarifaires

Gestion administrative du PEDT (convocation, compte rendu de réunion)

Rédaction des fiches de poste des agents

Planification des formations liées aux service périscolaires

Relation avec les associations intervenant sur le groupe scolaire sur les temps périscolaires

Point d'entrée dossiers sociaux

• Communication

Gestion des annonces du panneau d’affichage lumineux et programmation

Mise à jour site internet de la commune

Profils recherchés

Savoirs généraux :

- Accueil du public, professionnalisme

- Connaissance de la fonction publique territoriale, du fonctionnement des collectivités, du statut

- Connaissances des notions fondamentales de la réglementation en matière de droit civil, social funéraire électoral

- Utilisation des logiciels et outils informatiques (État Civil, Élections, Gestion de la population, Enfance, Berger Levrault / BL Enfance / Portail famille, , Word, Excel, Outlook, Power-Point,Internet..)

- Gestion de plusieurs tâches simultanément

Savoir faire :

- Bonne communication avec ses collègues, transmission des informations reçues

- Connaissance et respect des procédures administratives

- Efficacité, organisation, priorisation des tâches, respect des délais

- Respect du secret professionnel, neutralité

- Gestion des situations de stress, réaction avec pertinence aux situations d'urgence

Savoir être :

- Capacité d'adaptation à tout type de public, écoute et analyse

- Polyvalence, adaptabilité, autonomie, réactivité, distanciation, discrétion, anticipation

- Rigueur et méthode