Agent d'accueil

Descriptif de l'emploi

L’agent d’accueil, accueille oriente et renseigne le public. Il représente l’image de l’établissement auprès des usagers.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales de l’agent :

-Accueil du public :

Accueil physique et téléphonique.

Renseignements et orientation du public vers les services ou organismes compétents.

Identification et qualification des demandes sociales.

Accompagnement dans les démarches administratives.

Gestion des courriers des personnes domiciliées.

Ventilation des navettes.

Prise de rendez-vous pour la constitution des dossiers avec les personnes référentes.

Gestion des rendez-vous pour le Vice-Président et l’élue déléguée.

Constitution des dossiers télé alarme, repas à domicile en lien avec la référente du service.

Accueil physique et téléphonique des agents du CCAS

-Gestion des demandes de logements sociaux :

Aide à la constitution des dossiers, suivi de ces derniers :

- appels téléphoniques pour établir les besoins.

- Clarifier les situations d’urgences.

- En lien avec les bailleurs, demandes de pièces complémentaires etc.

Enregistrement des dossiers.

Mise à jour du fichier informatique et dossiers papiers.

Gestion des propositions d’attribution avec le Vice-Président en lien avec les bailleurs sociaux.

Préparation et participation aux commissions logements.

-Tâches administratives

Prise de rendez-vous pour les domiciliations, suivi des dossiers et bilan pour la Préfecture.

Faire réponse aux divers courriers : demandes d’emplois, demandes de logements, impayés loyers logements sociaux etc.

Gestion des cartes de bus : constitution du dossier, délivrance des cartes.

Diverses tâches administratives à la demande du Responsable de la structure.

Gestion des rendez-vous pour la Responsable du SAD.

Mise à jour du listing des colis des aînés

Assurer le suivi de la facturation de la télé alarme

Assurer le suivi de la facturation des repas à domicile

Activités occasionnelles :

Être polyvalente et assurer une aide au service durant les absences des agents.

-Missions en lien avec la responsable des résidences

Assurer le suivi de la facturation avec le service comptabilité

Activités spécifiques :

Respect des règles, normes et consignes de sécurité :

Se tenir informé des diverses évolutions dans les domaines techniques de sa compétence. Le non-respect des règles peut entraîner la responsabilité administrative civile et pénale de la Collectivité.

Principales connaissances et compétences requises

Compétences métiers nécessaires (savoir-faire) :

Accueillir et orienter les personnes,

Gérer ses émotions, son stress

Identifier / analyser des situations d'urgence et définir des actions

Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle

Renseigner des personnes au regard de son métier

S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes

Qualités relationnelles attendues (savoir être) :

Relations avec les administrés :

• Sens du contact et de l’écoute,

• Respect, courtoisie,

• Neutralité et équité

Relations avec la hiérarchie et les élus :

• Respect, courtoisie,

• Rend compte de son activité,

Relations avec les collègues :

• Respect, courtoisie,

• Ecoute et prise en compte,

• Entraide professionnelle

Être polyvalent pour faire face à la diversité des tâches.

Être ponctuel pour le respect des heures d’ouverture/fermeture de la structure.

Respect du secret professionnel.

Connaissances requises (savoirs) :

Maîtriser l’outil informatique

Connaissance de l’environnement institutionnel

-Connaître les bases du statut et les droits et devoirs du fonctionnaire

-Connaître le fonctionnement d’une collectivité et plus précisément d’un CCAS.

-Connaître l’organigramme de sa collectivité et plus précisément celui de son service de rattachement.

-Connaître les orientations de sa collectivité en matière de politique sociale.

Profils recherchés

Sens de l’accueil et du service public

Réactivité, aisance relationnelle, diplomatie

Capacité de travailler en équipe

Rigueur et organisation