Agent d'accueil régisseur

Descriptif de l'emploi

Gérer les tâches administratives : suivi des dossiers des publics du Pôle, traitement du courrier, rédaction de documents administratifs, exécution comptable du budget, relations avec les fournisseurs, élaboration et suivi des outils relatifs aux activités du service, tenue d'agenda et prises de rendez-vous, prise de notes en réunions...

Gérer la régie de recettes : responsabilité de régisseur, facturation des différentes prestations de service, suivi des règlements et des dépôts de cautions ...

Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidences (renseigner, orienter, transmettre...)

Veiller à la bonne circulation des informations liées à la vie des résidences, en interne et en externe, être à l'écoute des résidents et rendre compte

Établir des relations fluides avec les intervenants médico-sociaux et prestataires de services en relation avec les publics du Pôle

Renseigner et accompagner les publics du Pôle et leurs proches pour les démarches administratives relatives à leurs droits (APL, ASL...), en lien avec la CESF, référente projet de vie

Aider administrativement à l'organisation des activités d'animation et de loisirs du Pôle (tenue des inscriptions, invitations, commandes et traitement des factures, tableaux de suivi...), en lien avec la chargée de mission intergénérationnelle, référente animation-prévention

Créer tous supports simples d'information/communications (affiches, flyers, lettres d'information...)

Contribuer à la veille relative au maintien de l'autonomie et à la qualité de l'accompagnement au quotidien des résident·e·s en lien avec l'ensemble des agents du Pôle

Participer ponctuellement à la vie sociale de la Résidence Autonomie

Participer au collectif de travail et contribuer au bon fonctionnement général du Pôle Séniors

Missions / conditions d'exercice

Gérer les tâches administratives

Gérer la régie de recettes

Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidences

Veiller à la bonne circulation des informations liées à la vie des résidences

Établir des relations fluides avec les intervenants médico-sociaux Renseigner et accompagner les publics du Pôle et leurs proches pour les démarches administratives

Créer tous supports simples d'information/communications

Contribuer à la veille relative au maintien de l'autonomie

Profils recherchés

Connaître les techniques et principes rédactionnels des différents documents

Savoir utiliser les outils informatiques (Word, Excel, messagerie, téléphonie, tableaux

Avoir de bonnes connaisances de comptabilité publique

Connaître l'organisation et le fonctionnement des résidences

Connaître le fonctionnement des collectivités, du service accueillant du public

Connaître les caractéristiques de personnes âgées et des pathologies

Connaître et mettre en application les techniques d'hygiène et de sécurité

Savoir pratiquer les gestes premiers secours

Connaître les règles d'hygiène et sécurité et respecter les procédures mises en place

Expression orale correcte, adapter son langage aux différents interlocuteurs (politesse)

Discrétion professionnelle (selon public), devoir de réserve