Agent d’accueil

Descriptif de l'emploi

Un poste d’agent d’accueil est vacant au sein du guichet unique de la sous-direction des moyens matériels, dans le cadre d’un contrat à durée déterminé de 6 mois pour remplacement maladie.

Cadre d’emplois : Adjoints administratifs.

Missions / conditions d'exercice

Sous l’autorité de la cheffe de bureau du guichet unique, vous assurez les missions suivantes :

- Assurer le traitement de toutes les demandes qui parviennent au guichet unique : standard téléphonique, commandes logistiques, demandes de dépannage, démarches administratives,

- Assurer la permanence du standard téléphonique du SDMIS (réceptionner et orienter les appels reçus),

- Informer les demandeurs, leur hiérarchie et les éventuelles unités instructrices des besoins transmis,

- Partager avec les autres agents du guichet unique les informations lui parvenant, pouvant servir au bon fonctionnement du service,

- Assurer des points réguliers avec les unités instructrices afin de garantir le bon traitement des demandes,

- Vérifier l’avancement du traitement des demandes passées au guichet unique,

- Alerter sa hiérarchie sur toutes les problématiques concernant son service,

- Information permanente sur l’avancement des engagements pris ou des demandes formulées,

- Missions transversales, de secrétariat ou de contacts en masse : campagnes de rappel, d’information, de saisie.

Profils recherchés

- Aptitude à collaborer au sein d’une équipe,

- Maîtrise des outils informatiques (GIMA, NEBULO, Pack Office),

- Capacité d’appropriation de procédures et d’informations,

- Capacité d’analyse et d’initiative et d’adaptation,

- Capacité à rendre compte,

- Organisation, rigueur et méthode,

- Sens des priorités et gestion de l’urgence,

- Discrétion professionnelle

- Qualités relationnelles, diplomatie.