Agent d'état civil, accueil, secrétariat

Descriptif de l'emploi

Suite à la mutation d'un agent, la mairie de Faremoutiers recherche un agent polyvalent (accueil, état civil, régies, élections, affaires générales)

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat du Maire

- Gère le courrier et les invitations personnelles du Maire

- Assure la dactylographie des courriers du Maire

- Assure la bonne information et la bonne circulation des courriers et documents à l’attention du maire.

Etat civil

- Inscriptions des actes et tenue des registres (reconnaissance anticipée, mariage, transcription de décès, baptême civil…)

- PACS

- Recensement militaire

- Cérémonie de mariage (enregistrement des dossiers)

Ecole

- Inscription des élèves avec tenue du planning des classes et mise à jour du nombre d’élèves

Régies

- Cantine

o Inscriptions des enfants

o Tenue du planning de réservations des repas

o Encaissement et facturation

o Dépôt de la régie de recettes en perception

o Gestion et suivi des impayés

- Location de salles : Tenue du planning de location de salle et du matériel

Accueil physique, téléphonique et tâches annexes

- Renseignements des interlocuteurs – Accueil physique

- Orientation des appels vers les différents services

- Enregistrement du courrier arrivée/départ et distribution aux différents services après visa du Maire et de la DGS

- Dactylographie des courriers en réponse aux différents interlocuteurs

Comptabilité :

- Support service comptabilité (bon de commande, engagement, suivi des commandes et des contrats et conventions de la commune)

Affaires générales

- Support DGS dans la rédaction des courriers ou autres documents administratifs

- Support DGS dans la gestion de la Maison Médicale

- Rédaction et suivi des décisions du Maire

- Aide à la préparation des conseils municipaux

- En charge des élections avec la DGS

- Gestion des stocks des produits ménagers et prévision de réapprovisionnement

- Gestion des stocks des fournitures administratives

Profils recherchés

Polyvalence

Confidentialité

Aisance relationnelle

Sens de l’initiative

Rigueur et organisation

Ouverture d’esprit

Capacités rédactionnelles

Bonne prise de notes

Pratique des logiciels Pack Office

Maitrise du logiciel berger Levrault