Agent d'État Civil H/F

Descriptif de l'emploi

1. Accueil des usagers pour diverses démarches administratives

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers dans le service ou à l'accueil de l'Hôtel de ville.

* Gérer les attestations d'accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance.

* Accomplir diverses formalités administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, etc.

* Assurer les formalités relatives à l'obtention et à la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports biométriques.

* Préparer les bordereaux d'expédition des titres de séjour pour la Préfecture.

* Enregistrer les retours des titres d'identité.

* Suivre les recueils et les dossiers incomplets.

2. Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l'état civil

* Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil.

* Etablir les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, etc.).

* Gérer les dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, réservation de salles, etc.

* Assurer la tenue administrative des registres d'état civil : mise à jour des actes en apposant les mentions marginales, etc.

* Assurer le suivi du traitement du courrier : délivrance d'actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, etc.

* Transférer les données à l'Insee.

* Traiter la dématérialisation des actes d'état civil (COMEDEC)

3. Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire

* Assurer la gestion administrative des cimetières communaux

* Établir des titres de concession : arrêté du Maire portant achat et renouvellement

* Vérifier le droit à la propriété, à l'inhumation et à l'exhumation

* Procéder à l'établissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux, etc.

* Assurer le suivi de la facturation

* Collaborer avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires

Missions périodiques :

* Recensement de la population

* Élections (selon calendrier électoral) : Préparer les scrutins, le matériel électoral (circulaires, enveloppes, petit matériel du bureau) et aider à la préparation des commissions électorales

Profil Recherché :

* Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports

* Connaissances des logiciels métiers : Arpège, CIRIL élections, SYNBIRD

* Connaissance de l'instruction générale de l'état civil

* Utilisation d'un standard

* Grandes qualités relationnelles

* Capacités à gérer les comportements agressifs

* Capacités à prendre du recul

* Grande discrétion et réserves indispensables

* Bonne présentation

* Sens du travail d'équipe

* Capacité à gérer la polyvalence des tâches

* Grande ponctualité

Missions / conditions d'exercice

Rattaché à la Direction de l'Administration Générale et des affaires Juridiques, vous serez affecté à l'accueil de la Mairie de Houilles.

Dans ce cadre, vos missions consisteront à :

1. Accueil des usagers pour diverses démarches administratives

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers dans le service ou à l'accueil de l'Hôtel de ville.

* Gérer les attestations d'accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance.

* Accomplir diverses formalités administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, etc.

* Assurer les formalités relatives à l'obtention et à la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports biométriques.

* Préparer les bordereaux d'expédition des titres de séjour pour la Préfecture.

* Enregistrer les retours des titres d'identité.

* Suivre les recueils et les dossiers incomplets.

2. Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l'état civil

* Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil.

* Etablir les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, etc.).

* Gérer les dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, réservation de salles, etc.

* Assurer la tenue administrative des registres d'état civil : mise à jour des actes en apposant les mentions marginales, etc.

* Assurer le suivi du traitement du courrier : délivrance d'actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, etc.

* Transférer les données à l'Insee.

* Traiter la dématérialisation des actes d'état civil (COMEDEC)

3. Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire

* Assurer la gestion administrative des cimetières communaux

* Établir des titres de concession : arrêté du Maire portant achat et renouvellement

* Vérifier le droit à la propriété, à l'inhumation et à l'exhumation

* Procéder à l'établissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux, etc.

* Assurer le suivi de la facturation

* Collaborer avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires

Missions périodiques :

* Recensement de la population

* Élections (selon calendrier électoral) : Préparer les scrutins, le matériel électoral (circulaires, enveloppes, petit matériel du bureau) et aider à la préparation des commissions électorales

Profils recherchés

* Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports

* Connaissances des logiciels métiers : Arpège, Ciril élections, Synbird

* Connaissance de l'instruction générale de l'état-civil

* Utilisation d'un standard

* Grandes qualités relationnelles

* Capacités à gérer les comportements agressifs

* Capacités à prendre du recul

* Grande discrétion et réserves indispensables

* Bonne présentation

* Sens du travail d'équipe

* Capacité à gérer la polyvalence des tâches

* Grande ponctualité