Agent de gestion Administrative, comptable et accueil

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique du chef de Service, le titulaire du poste participe au suivi et à la gestion administrative de la direction et fournit un appui à l`organisation quotidienne et à la gestion comptable.

Il assure également l'accueil de la direction.

Missions / conditions d'exercice

Suivi et gestion administrative, comptable et d'Accueil - Appui à l'organisation quotidienne de la Direction :

Gestion du Logiciel AirCourrier

Assurer le traitement, l'attribution et la gestion du courrier entrant et sortant : réception, enregistrement et rattachement, visas internes, envoi, archivages ...

Veiller au respect des délais de traitement des courriers

Assurer le suivi et la clôture des courriers dans le logiciel

Suivi et gestion administrative

Veiller à l'application des process administratifs

Assurer la mise en forme, le suivi et l'archivage des courriers et notes de la direction

Assurer et suivre la mise en circulation des parapheurs soumis au visa des élus à l’aide d’un tableau de bord

Veiller à la transmission des conventions en préfecture

Tri, classement et archivage de documents (RGPD, PSSI et Conservation)

Ordonner et classer les documents de la direction

Effectuer un tri régulier des dossiers et documents

Assurer l'archivage réglementaire des dossiers de la direction dans le respect des règles de conservation, de protection des données et de sécurité des informations.

Appui au suivi comptable de la direction

Assurer le suivi et l’engagement des dépenses, le traitement des factures et le suivi des recettes

Apporter un appui à l'instruction administrative et comptable des dossiers subventions : vérification de la complétude, suivi de la mise en paiement et correspondances

Assurer l'archivage des documents comptables

Assurer le suivi de l'exécution des contrats de prestation et des équipements à disposition de la direction : photocopieurs, chauffage, entretien ménager, etc

Accueil de la direction

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et prendre les messages

Recevoir, accompagner et orienter les visiteurs

Renseigner et orienter le public vers les services ou organismes compétents

Assurer la gestion des clés et documents nécessaires à l’accueil et au fonctionnement de la direction

Assurer la gestion de la boîte mail générique de la direction : réception, tri, attribution des mails et suivi des demandes

Assurer le suivi des tableaux de bords et des indicateurs d’activité du service

Appui à l'organisation quotidienne de la direction

Assurer le suivi et la gestion des salles de réunion

Gérer et suivre les fournitures

Apporter un appui à la gestion locative, notamment par la tenue du Registre des Déclarations d'Intention d'Aliéner

Apporter un soutien logistique à l'organisation des manifestations économiques

Apporter un appui au directeur en relais de l'assistante de direction : prises de rendez-vous, préparation des supports réunion, transmissions de documents et supports

Veille et diffusion dans la direction

Assurer une veille de l'actualité en matière de développement économique

Concevoir et diffuser une revue de presse

Assurer la diffusion des documents et information soumis à l'affichage

Tenir à jour la base de données de contacts communs à la direction

Profils recherchés

Savoirs

Connaissance des circuits et procédures administratives d’un EPCI

Connaissance des principes de base de la comptabilité publique

Connaissance des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

Connaissance du vocabulaire professionnel

Savoir-faire

Utiliser les logiciels bureautiques et les outils de communication

Assurer les activités de secrétariat et d'accueil, notamment la gestion du standard téléphonique

Rédiger et mettre en forme des documents et actes administratifs

Rechercher, recueillir et diffuser des informations

Gérer, actualiser et exploiter des bases de données et tableaux de bord

Classer, archiver et assurer la conservation des documents

Vérifier la conformité des dossiers et des pièces administratives

Assurer le suivi administratif et comptable des dépenses, des factures et des recettes

Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de subventions

Organiser son activité, gérer les priorités et respecter les délais

Savoir être

Autonomie et sens des responsabilités

Rigueur, méthode et sens de l'organisation

Dynamisme et réactivité

Discrétion et respect de la confidentialité

Polyvalence et capacité d'adaptation

Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe

Esprit d'initiative et force de proposition