Agent de gestion administrative H/F

Descriptif de l'emploi

Mission principale : Assure la gestion d’Octime pour les agents des collèges et UCP ainsi que la publication sur l’ENT. Appuie administrativement le service.

Missions / conditions d'exercice

Activités :

Gestion d’Octime

Mettre à jour les données, vérifier la validité des informations saisies et effectuer les contrôles de cohérence

Affecter des droits utilisateurs (valideur)

Extraire les données des absences pour les responsables territoriaux (RT)

Suivre les CET : création, alimentation, monétisation…

Former / aider les secrétaires généraux au logiciel OCTIME via TEAMS ou en se déplaçant dans les collèges avec le RT

Tenir à jour les procédures liées à cette activité

Assurer l’interface avec la cellule Gestion des Temps et des Activités (GTA) de la DRH et leur faire remonter les difficultés ou anomalies

Communication sur l’ENT

Mettre en ligne les informations (articles et fichiers) à destination des agents des collèges sur l’ENT

Actualiser les informations

Aider les agents dans la connexion et la navigation

Accompagnement numérique des agents

Suivre la mise en place des outils de connexion au réseau CD 91 pour les ADC en lien avec la DSI (MobilePASS…)

Accompagner les agents dans la prise en main

Faire remonter les difficultés rencontrées par les agents

Appui administratif au service

Saisir les bons d’intervention des associations intermédiaires ainsi que les demandes d’intérimaires en cas d’absence des gestionnaires

Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et orienter selon le besoin

Réceptionner, enregistrer, préparer et vérifier des dossiers

Photocopier et assembler des documents

Trier, classer et archiver des documents

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions

Profils recherchés

Savoir-faire

Outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Octime, ENT, Internet

Techniques d’accueil

Techniques de communication écrite et orale

Techniques d'organisation de ses activités et de gestion de son temps

Savoir-être

Avoir le sens du contact

Travailler en équipe et en transversalité

Etre rigoureux et méthodique

Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion

Communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs

S’adapter (nouveauté, changement, contraintes de délais…)

Profil recherché :

Issu(e) d'une formation de type CAP / BEP secrétariat, vous possédez impérativement une expérience professionnelle en gestion administrative. Une expérience dans le domaine des Ressources Humaines serait un plus.

Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie …).

Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, de communication écrite et orale.

Reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, vous faites preuve d'initiative, de rigueur, de discrétion et de transversalité.

Dôté(e) de pédagogie et de patience, vous savez expliquer des process et adapter votre discours selon les interlocuteurs (novices et expérimentés).

Vous connaissez idéalement l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales, des services départementaux et des collèges.

Vous avez un réel intérêt pour les Ressources Humaines.

Permis B obligatoire déplacements ponctuels dans les collèges