agent de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Gestion et organisation de la formation des agents du SDIS : Sapeurs-Pompiers Professionnels- Personnels Administratifs et Techniques - Sapeurs-Pompiers Volontaires – externes

Gestion et fonctionnement du secrétariat du service Formation-Sport

Missions / conditions d'exercice

Accueil téléphonique, traitements des demandes (mails, guichet unique…)

Contrôle et suivi des candidatures aux différents stages pour l’ensemble des agents du SDIS, suivi des cursus des SPV, des JSP, des manifestations sportives,

Suivi des aptitudes médicales,

Préparation des dossiers de stages (émargements, procès-verbaux, …), et envoi des convocations,

Saisie des indemnités de stages,

Etablissement des attestations de stage et diplômes,

Mise à jour dans le logiciel métier des qualifications obtenues par les agents,

Saisie et suivi de la Formation Ouverte A Distance,

Enregistrement et envoi du courrier administratif,

Classement et archivage,

Courriers divers (comptes-rendus de réunions, arrêtés, décisions, notes …),

Suivi des repas stagiaires et formateurs (restaurant inter entreprise),

Etablissement des ordres de mission, des titres de transport (occasionnel),

Etablissement des bons de commande, validation des factures, (occasionnel),

Réaliser des statistiques et assurer la fiabilité des données et répondre aux enquêtes nationales

Paramétrage du logiciel métier.

Profils recherchés

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) ;

Connaissances administratives et financières

Rigueur, sens de l’organisation et respect des procédures ;

Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte à la hiérarchie ;

Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.