Agent de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Agent de gestion administrative.

Poste en interne suite à un changement de filière d'un agent titulaire.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :

- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.

- Renseigner le public sur place ou par téléphone.

- Recevoir, filtrer et orienter les appels.

- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :

- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).

- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges…)

- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.

- Gérer les demandes de la population.

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :

- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.

• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :

- Gérer le courrier :

Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.

Assurer le traitement des courriers départ.

Mettre sous pli et affranchir.

- Afficher et diffuser l'information.

- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

• Participe à l’organisation pratique du service scolaire

- Gestion des mails du portail famille (inscription, annulation, changement pour la cantine et garderie)

- Participe aux inscriptions du centre de loisirs et gestion des documents (fiche sanitaire, renseignement et assurance).

- Réalise des engagements et la validation pour les commandes scolaires et administratives (Cyrano et savoir plus).

- Réalise les états liquidatifs des paiements des cartes bancaires.

- Relance un mail « type » pour les impayés du mois en cours, concernant les factures des scolaires.

Profils recherchés

Poste en interne, suite à un changement de filière d'un agent titulaire