AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE POLYVALENT

Descriptif de l'emploi

L’agent de gestion administrative polyvalent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

Il suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation du Service et ses compétences.

Il assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service, et assure du travail de secrétariat auprès de la Direction

Missions / conditions d'exercice

Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, prise de messages et primo-renseignements

Contact avec le public, orientation vers le service compétent et si nécessité orientation vers un service extérieur

Réalisation de travaux de bureautique et de secrétariat (rédaction, mise en forme de documents)

Suivi et mise à jour de la base de données des demandes d'interventions

Affichage d'informations, renseigne le public

Traitement des mails

Réception, enregistrement et suivi des dossiers d'inscription scolaire et jeunesse

Réception, traitement informatique et suivi administratif des dossiers famille dans le logiciel CONCERTO

Réalisation d'enquêtes administratives et rédaction des rapports nécessaires à l'instruction des dossiers

Établissement et suivi des bons de commande et facturation

Planification des réunions, organisation et suivi de l'agenda

Appui administratif à la Direction du service Éducation-Jeunesse

Profils recherchés

Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants

Prendre des notes, peut être en charge d'activités de reprographie et d'archivage.

Maîtrise des outils bureatiques et informatiques (logiciels spécifiques, word, Excel,…) et d'Internet

S'adapter à différents interlocuteurs, capacités d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils

Accueillir le public avec amabilité, qualité relationnelle, sens de l'écoute

S'exprimer correctement à l'écrit comme à l'oral + qualités rédactionnelles et relationnelles

Sens de l'organisation et rigueur administrative, classer, archiver des documents de manière simple et accessible

Gérer les situations de stress

Respecter la confidentialité, garant de l'image du service public

Savoir distinguer le caractère urgent des informations à transmettre, savoir rendre compte de son activité