AGENT DE GESTION PI F/H

Descriptif de l'emploi

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion (Zone d'intervention : Saint-Paul).

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en oeuvre des politiques de la prévention et de l'insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe polyvalence insertion.

- Exécuter et suivre les procédures administratives

- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention :

- Suivre les relevés d'activités mensuels des travailleurs sociaux

- Mettre à jour les tableaux de bord

- Éditer les courriers de convocation

- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires

- Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives

- Assurer le secrétariat du service

- Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS

- Mettre en forme et présenter des dossiers :

- Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission

- Mettre à jour les documents administratifs

- Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives

- Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :

- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS

- Réceptionner et diffuser des informations :

- Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service

- Vérifier la validité des informations traitées

- Gérer les stocks et demandes de fournitures

- Classer et/ou archiver les dossiers du service

- Orienter et renseigner le public :

- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)

- Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue

Profils recherchés

- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux

- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion

- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS)

- Capacité à accueillir le public avec amabilité

- Capacité à orienter la demande au sein des services

- Capacité à gérer les situations de stress et de conflits

- Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes

- Sens de la confidentialité

- Sens de l'organisation

- Sens des relations humaines

- Disponibilité

- Discrétion

- Rigueur