Agent du secrétariat de la Mairie

Descriptif de l'emploi

-Chargé d’accueil : Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard.

• Réception, traitement et diffusion de l’information

• Rédaction des documents d’Etat Civil (acte de décès…)

• Réalisation de divers travaux de bureautique

• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

• Aide à la gestion du secrétariat général et de moyens matériels de la commune

• Gérer le courrier et diffuser l’information

Missions / conditions d'exercice

-Chargé d’accueil : Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard.

• Réception, traitement et diffusion de l’information

• Rédaction des documents d’Etat Civil (acte de décès…)

• Réalisation de divers travaux de bureautique

• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

• Aide à la gestion du secrétariat général et de moyens matériels de la commune

• Gérer le courrier et diffuser l’information

Profils recherchés

Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.

-Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.

-Connaître les techniques de rédaction administrative.

-Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.

-Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).

-Connaître les règles de communication, la gestion des publics difficiles et l'écoute active.

• Maîtriser les techniques de communication.

• Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.

• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.

• Etre organisé, rigoureux et méthodique.

• Etre patient.

• Etre discret.

• Etre sérieux et efficace

• Sens de la diplomatie

• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs

• Accueillir le public avec amabilité

• Gérer les situations de stress

• Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique