Agent(e) chargé(e) d'accueil, état-civil et population

Descriptif de l'emploi

Au sein du service État civil, vous assurez l’accueil et l’accompagnement des habitants dans leurs principales démarches administratives liées à l’état civil, à la population et à la citoyenneté.

Polyvalent(e), vous intervenez notamment dans la gestion des actes d’état civil, des démarches funéraires, des titres sécurisés et des élections. Vous contribuez ainsi directement à la qualité du service rendu aux usagers et à l’image de la collectivité.

Ce poste nécessite rigueur, discrétion et capacité à traiter des situations administratives parfois sensibles.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions :

Accueillir et accompagner les usagers

• Accueillir, informer et orienter les usagers, en présentiel, par téléphone et via les outils numériques

• Identifier les demandes et apporter une réponse adaptée

• Accompagner les administrés dans leurs démarches administratives

Assurer la gestion de l’état civil

• Établir, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, PACS et décès

• Assurer la tenue des registres et la mise à jour des mentions marginales

• Instruire les dossiers de mariage et participer à leur organisation

• Traiter les demandes relatives aux changements de nom et de prénom et aux livrets de famille

• Veiller à la régularité et à l’authenticité des dossiers et actes

Gérer les démarches funéraires et les concessions

• Instruire les demandes et délivrer les autorisations funéraires

• Gérer l’attribution, le renouvellement et la reprise des concessions

• Assurer la tenue des registres et le suivi administratif des opérations funéraires

• Veiller au respect de la réglementation et assurer les relations avec les familles, les opérateurs funéraires et les services concernés

Assurer les démarches liées aux titres et aux élections

• Instruire et recueillir les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports

• Assurer le suivi des dossiers en lien avec les services de l’État

• Participer à la gestion du fichier électoral et à l’organisation des scrutins

Participer aux missions de population

• Réaliser différentes prestations administratives : attestations d’accueil, certifications, légalisations, recensement citoyen, tirage au sort des jurés, etc.

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des bases de données

• Participer à la veille réglementaire et assurer la continuité du service en l’absence des collègues

Profils recherchés

• Vous êtes titulaire d’un baccalauréat et disposez idéalement d’une première expérience de 1 à 2 ans dans le domaine de l’état civil ou dans un environnement administratif similaire

• Vous disposez de connaissances en droit de l’état civil, réglementation funéraire et élections et êtes en capacité d'appliquer des procédures administratives rigoureuses.

• Vous faites preuve d’organisation, de méthode et de rigueur dans le suivi des dossiers

• Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés

• Vous êtes capable de gérer avec diplomatie des situations sensibles, conflictuelles ou génératrices de stress

• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service public, votre discrétion, votre confidentialité et votre disponibilité

• Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes à l’aise avec l’utilisation de logiciels métiers

Le poste comporte une délégation de fonctions d’officier d’état civil. Conformément à l’article R. 2122-10 du Code général des collectivités territoriales, cette délégation ne peut être confiée qu’à un fonctionnaire titulaire de la commune. Le poste est donc ouvert aux fonctionnaires titulaires

• Une délégation dans les fonctions d’officier d’état civil est prévue pour le poste.

• Une habilitation dans le domaine funéraire est également nécessaire pour l’exercice des missions correspondantes

• Une disponibilité ponctuelle le samedi matin est à prévoir