Agent(e) Chargé(e) d'Accueil (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du Secrétaire Général de Mairie, vous serez le premier point de contact des administrés et assurerez un rôle polyvalent au sein du secrétariat général de la collectivité. Vous participerez également à la gestion de l'état civil et à la communication institutionnelle de la commune.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS

Accueil physique et téléphonique des administrés

• Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone avec amabilité

• Recevoir, filtrer et transmettre les appels et les messages aux services concernés

• Identifier le degré d'urgence des demandes et délivrer les documents administratifs

Appui au secrétariat général et aux moyens matériels

• Assurer diverses tâches de secrétariat pour le Maire et le Secrétaire Général

• Gérer le planning de réservation des salles communales et du prêt de matériel

• Gérer l'agenda du Maire et les commandes de fournitures de bureau

Gestion du courrier et diffusion de l'information

• Réceptionner, expédier et enregistrer le courrier (registres « départ » et « arrivée »)

• Assurer l'affichage réglementaire et informatif de la collectivité

Gestion de l'état civil

• Délivrer les copies d'actes d'état civil et assurer le recensement citoyen

• Établir les actes de décès en cas d'absence de l'agent en charge de l'état civil

Gestion des fichiers administrés

• Mettre à jour, classer et suivre les fichiers des administrés

• Veiller à la fiabilité, à la confidentialité et à la sécurité des données (RGPD)

Communication institutionnelle

• Mettre à jour le site internet et publier des contenus sur la page Facebook de la commune

• Relayer les informations communales sur l'application CityAll

• Veiller à la clarté et à l'actualisation des informations diffusées aux usagers

CONDITIONS D'EXERCICE

• Poste basé au guichet d'accueil et au standard téléphonique de la Mairie

• Utilisation d'un poste informatique, d'une machine à affranchir et d'un photocopieur

• Discrétion professionnelle et secret professionnel requis

• Tenue et attitude garantes de l'image du service public

Profils recherchés

PROFIL RECHERCHÉ

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du service public

• Polyvalence, rigueur et sens des priorités

• Respect des obligations des agents publics (discrétion, obligation de réserve)

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et applications informatiques professionnelles

• Très bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire)

• Connaissance des procédures en matière d'état civil appréciée