Agent(e) d'accueil polyvalent(e)

Descriptif de l'emploi

Agent (e) administratif(ve) en charge de l’accueil, de l’état civil, urbanisme, élections

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique :

- Renseignements des administrés et divers interlocuteurs – Accueil physique

- Orientation des appels vers les différents services

Travaux divers de secrétariat :

- Gestion du courrier arrivé et de sa répartition dans les services

- Réalisation de travaux de bureautique

Etat civil :

- Inscriptions des actes et tenue des registres (reconnaissance anticipée, mariage, transcription de décès, baptême civil…)

- PACS.

- Constitution des dossiers de mariage

Urbanisme :

- Pré-instruction des documents d’urbanisme sur l’applicatif ADS de Pontivy Communauté

- Réponse aux DICT , renseignement d’urbanisme, autorisation de voirie

Recensement militaire : inscriptions des jeunes

Élections :

- Gestion des listes électorales (inscriptions, radiation, édition des listes)

- Organisation des élections en lien avec le maire et la secrétaire générale

- Assure une permanence lors de élections, rédaction des pv en binôme avec la secrétaire générale.

Restaurant scolaire :

- Inscriptions des enfants

- Gestion de la facturation

Location de salles :

- Élaboration des contrats de location et gestion du planning des salles

Autres missions :

- Gestion du courrier arrivé et de sa répartition dans les services

- Réalisation de travaux de bureautique

- Élaboration du bulletin d’information communal (hebdomadaire)

- Gestion des stocks des fournitures administratives et commande

- Élaboration de la liste des ainés pour le repas du ccas et envoi des courriers d’invitation

- Réception et transmission des dossiers d’aide sociale

- Gestion du cimetière

- Gestion du transport scolaire

Profils recherchés

- Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication

- Savoir renseigner le public

- Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité

- Maîtrise des outils informatiques (logiciel berger Levrault et pack office)

- Qualités relationnelles et d’écoute

- Capacités d’analyse et de synthèse

- Rigueur et organisation

- Esprit d’initiative et de décision

- Autonomie