Agent.e de gestion administrative - Offre CDD 717

Descriptif de l'emploi

MISSION : l'agent de gestion administrative apporte un appui administratif au responsable du service jeunesse. Il. Elle suit les dossiers administratifs des deux pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté et Revenu d'émancipation jeunes (REJ), est en relation avec les usagers et gère les activités logistiques et organisationnelles du service.

Missions / conditions d'exercice

Suivi administratif

* Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers

* En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions

* Peut intervenir pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)

* Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d'activités du service

* Trie, classe et archive les documents du service

* Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire, notamment les dépôts de notes et de rapports

Accueil et relations avec le public

* Assure l'accueil téléphonique et physique du service, renseigne sur les dispositifs éducation populaire, sports, participation citoyenne et REJ et oriente les demandes vers le bon interlocuteur

* Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur

Spécificités

● Assure la publication et le suivi des missions de service civique

● Assure la gestion des dossiers de recrutement en lien avec les services de l'Etat et la DRH

● Gère les frais de déplacement des agents du service et des volontaires en service civique

● Gère la logistique et l'organisation des formations des volontaires

Contrat à durée déterminée

Durée 1 mois, renouvelable

Dès que possible

Profils recherchés

Compétences relationnelles :

* Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

* Faire preuve de diplomatie

* Savoir se rendre disponible

* Coopérer avec les autres services de la direction

Compétences stratégiques :

* Etre capable de prendre des initiatives

* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence

* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques

* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel

Compétences techniques :

* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité

* Rédiger des courriers simples

* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, ...)

* Mettre en forme les documents selon la charte graphique

* Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

* Utiliser les logiciels et outils spécifiques du service et de l'activité