Agent.e de gestion RH - Offre 1451

Descriptif de l'emploi

MISSION : Assurer la gestion administrative et le suivi des stages et de l'apprentissage au sein de la collectivité et apporter un appui administratif et logistique aux activités de recrutement du service.

Missions / conditions d'exercice

MISSION : Assurer la gestion administrative et le suivi des stages et de l'apprentissage au sein de la collectivité et apporter un appui administratif et logistique aux activités de recrutement du service.

ACTIVITES

Gestion administrative des stages et de l'apprentissage

· Recenser et suivre les besoins exprimés par les services.

· Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi des candidatures.

· Constituer, contrôler et suivre les dossiers administratifs.

· Préparer et suivre les conventions, contrats, avenants et documents associés.

· Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires.

· Informer et accompagner les stagiaires, apprentis, tuteurs et services accueillants.

· Participer à l'accueil et au suivi des stagiaires et apprentis.

· Assurer le lien avec les établissements de formation, les tuteurs et les services d'accueil

Assistance administrative et logistique aux recrutements

· Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'orientation des candidats ainsi que la préparation logistique des modalités de recrutement (tests, mises en situations, etc.).

· Organiser les entretiens : prise de rendez-vous, gestion des agendas, convocations et réservation des salles.

· Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entretiens.

· Assurer le suivi administratif des candidatures dans les outils dédiés.

· Participer à la diffusion des annonces.

· Informer les candidats des modalités pratiques du recrutement et assurer le suivi des modifications ou reports.

· Participer aux forums, salons et rencontres avec les établissements et partenaires.

Suivi administratif et sécurisation

· Veiller à la fiabilité, à la confidentialité et à la traçabilité des informations traitées.

· Contribuer à l'actualisation et à l'amélioration des procédures et outils.

· Renseigner et actualiser les logiciels, bases de données et tableaux de bord

· Procéder au classement et à l'archivage des dossiers

Profils recherchés

Savoirs faire :

· Être capable d'organiser et de planifier son travail en tenant compte des échéances et priorités

· Gérer simultanément plusieurs dossiers et hiérarchiser les demandes

· Faire preuve de rigueur

· Savoir alerter et rendre compte en cas de difficulté

Savoirs être :

· Faire preuve de discrétion professionnelle

· Garantir la confidentialité des informations traitées et échanges

· Savoir travailler en équipe

· Savoir se rendre disponible

· Savoir rendre compte

· Représenter l'image de la collectivité à travers un accueil de qualité

Savoirs :

· Connaître l'organisation des services et directions dans la collectivité

· Connaître la réglementation applicable aux stages et à l'apprentissage

· Connaître la nature et hiérarchie des diplômes

· Connaître les métiers exercés dans la collectivité

· Elaborer et suivre des tableaux de bord

· Maîtriser les outils du pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams)

· Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité