Agent(e) officier d'état civil

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de :

 La directrice du Pôle Services à la Population.

Missions / conditions d'exercice

 Assurer les missions d’accueil de l’hôtel de Ville de la gestion des affaires générales et de l’état civil

NATURE DU POSTE

 Temps complet, du lundi au vendredi (8h30-12h/13h-17h)

 Activités ponctuelles et participation aux célébrations les samedis par roulement

ACTIVITES PRINCIPALES

Au sein du Pôle Services à la Population et en collaboration avec la direction, l’agent d’accueil est en charge des missions suivantes :

1. Assurer les missions d’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de Ville

• Recevoir, filtrer, renseigner, transmettre les communications téléphoniques et réorienter le public

• Être en mesure de gérer d'éventuelles situations de tension et / ou conflictuelles pouvant se dérouler à l'accueil

• Être en mesure d'identifier la nature et le degré d'urgence de certaines situations et réagir avec pertinence face à celles-ci (réorientation rapide vers les services concernés et s'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder aux services identifiés)

• Tenir à jour des tableaux de bord et statistiques de fréquentation physique et téléphonique

2. Assurer les missions d’agent des affaires générales en instruisant :

• Les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports, traitement des recueils et délivrance des titres

• Les demandes d’attestation d’accueil

• Les demandes de recensement citoyen

• Les inscriptions sur les listes électorales

3. Assurer les missions d’agent d’état civil en instruisant :

• Les demandes d’actes d’état civil (naissance, mariage, décès), de changement de prénoms

• Les dossiers de mariage, de pacs

• Les demandes de reconnaissance anticipée

• Les demandes funéraires : Renseignement du public et des opérateurs funéraires, délivrance d’autorisations diverses, enregistrement et mise à jour des titres de concession

4. Activités ponctuelles ou exceptionnelles en participant :

• Aux célébrations les samedis par roulement

• Aux élections politiques les dimanches

• Au remplacement des collègues absents

Profils recherchés

1. Savoir-faire

• Connaître l'environnement de la collectivité ou être dans une démarche de découverte active de l'organigramme de la collectivité et des missions des différents services

• Maîtrise des instructions générales relatives à l’état civil (IGREC)

• Connaissance de la réglementation de la délivrance des cartes nationales d’identité des passeports et des élections

• Connaissance des techniques d’accueil

• Excellente élocution et présentation

• Maîtrise de l'outil informatique (Excel, Word, Outlook,…)

2. Savoir-être

• Agir avec courtoisie, politesse, bienveillance et maîtrise de soi

• Aptitude au travail en équipe

• Faire preuve de discrétion professionnelle

• Autonomie et polyvalence / Être organisé et méthodique/ Disponibilité

• Ouverture aux autres et sens de la relation humaine / Capacité d'écoute, d'empathie et d'accompagnement