Agent en charge de l'administration générale

Descriptif de l'emploi

Assurer le suivi administratif, technique et opérationnel de l’administration générale.

Sous la responsabilité de la Responsable du service Administration générale. Au sein d’un service comprenant 4 agent(e)s chargé(e)s de l’accueil et de l’administration générale.

Missions / conditions d'exercice

Appétence pour archivage, technique de tri et de classement

Réalisation de tableaux excel avec indicateurs et suivi d'indicateurs divers (flotte automobile - carburant - diagnostics assainissement ...) / statistiques

Gestion informatique sur le plan administratif

Participer à la gestion des fournitures et des stocks

Assurer le suivi des consommables alimentaires et non alimentaires et leur réassort

Participer au suivi du parc automobile, de la téléphonie et des photocopieurs et à la gestion des EPI

Suivi des bons de commandes et des factures correspondantes

Binôme accueil

Gestion des plannings de contrôles de conformité des branchements d’assainissement (prise de rdv, suivi des dossiers, envois des comptes rendus et des courriers afférents, dossiers de relance, questionnaires de satisfaction)

Gestion des agendas et des salles (sport, détente, réunions avec gestion des plannings de réservation et suivi des accès et supervision globale)

Tous travaux de secrétariat (rédaction, mise en forme de courriers, d’attestations et de bordereaux, reprographie) en appui de l’ensemble des services

Gestion des comptes rendus de réunion

Profils recherchés

Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des collectivités appréciée

Maîtrise des outils bureautiques

Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale

Connaissance des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

Savoir-faire :

Accueillir, renseigner et orienter différents publics ;

Gérer plusieurs tâches simultanément et hiérarchiser les priorités ;

Rédiger et mettre en forme des documents administratifs ;

Organiser et suivre des dossiers ;

Utiliser les outils bureautiques et logiciels professionnels ;

Travailler en transversalité avec l’ensemble des services.

Savoir-être :

Sens de l'accueil et du service public ;

Rigueur et méthode ;

Organisation et autonomie ;

Réactivité et disponibilité ;

Esprit d'équipe et aptitude au travail en binôme ;

Qualités relationnelles ;

Discrétion et respect de la confidentialité ;

Capacité d'adaptation et polyvalence.