Agent instructeur

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction de la Proximité et Relations Publiques, dont le cœur de métier est la relation aux usagers, est assuré la délivrance des prestations administratives (mariages, décès, papiers d’identité,…) ainsi que la gestion des élections. Elle contribue aux projets portés par la Ville et la Métropole grâce à la connaissance des quartiers (habitants, usages, travaux,…) et propose des modes de concertation innovants (budgets participatifs, assemblées de quartiers,…).

Sous l’autorité du responsable du service Ressources et Élections, il est chargé d’instruire en back office des prestations administratives pour des usagers ou professionnels. Il a par ailleurs la responsabilité d’instruire au guichet des formalités relevant d’une expertise particulière (dossiers étrangers, débits de boissons)

Missions / conditions d'exercice

Gérer des formalités administratives en back-office (mail, courrier, en ligne, ou par téléphone):

- Elections : Instruire les demandes d’inscription/modification sur les listes électorales, les procurations, appuyer le service dans l’organisation administrative des scrutins et l’envoi des cartes électorales

- Espace famille : Enregistrer les familles et les accompagner pour accéder et utiliser le portail famille en ligne, enregistrer les dossiers d’inscriptions scolaires et autres dispositifs extrascolaires (sportifs, ect.), enregistrer les quotients familiaux et les informations provenant de la CAF, gérer les dossiers particuliers ou complexes provenant des guichets (gardes alternées, ect.)

- Dossiers étrangers : Pré-instruire les demandes de regroupement familial et aider à la gestion administrative des demandes de cartes de résident

- Autres formalités : Tirer au sort et informer les jurés d’assises, instruire les demandes des débits de boissons temporaires ou pérennes (licences, dérogations, etc.) et de commerces (ventes aux déballages, meublés de tourisme, etc.), enregistrer les déclarations des syndicats, etc.

Assurer l’accueil physique:

- Instruire au guichet certaines demandes d’attestation d’accueil ou de débits de boissons

- Appuyer les conseillers usagers du guichet unique sur les prestations relevant du service (inscriptions sur les listes électorales, sur les dossiers familles, etc.)

Gérer les demandes de locations de salles (1er et 2ème niveau):

- Instruire les demandes simples et complexes de réservations de salles municipales (renseignements, instruire et valider les demandes, élaborer les conventions avec les associations, ect.)

- Gérer les conventions d’occupation des associations

- Gérer les sanctions/pénalités ou courriers de réquisition

- Gérer les statistiques ou tableaux de suivi

- Être en appui pour les renseignements de 1er niveau des usagers (téléphone ou en ligne) ou aux guichets des mairies

Profils recherchés

- Maîtrise des formalités administratives du service

- Maîtrise des enjeux qui structurent les missions du poste et des techniques de gestion des dossiers en back office

- Connaissance des collectivités territoriales

- Maîtriser les techniques d’accueil du public

- Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, logiciels métiers)