Agent polyvalent accueil, titres sécurisés et état civil - COMMUNE DU PONTET - MAIRIE

Vos missions en quelques mots

Service accueil/état civil - Pôle Services à la population

1 : Accueil physique et téléphonique du public Accueillir le public Renseigner, informer, conseiller les usagers Orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service compétent Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages Ouvrir et fermer le portail d’accès du public aux horaires prévus Relever le courrier de la boite aux lettres du CAM à chaque ouverture du portail Assurer le remplacement de l’accueil de la mairie en fonction des besoins 2 : Traitement et saisies administratives Recevoir, traiter et saisir les diverses demandes des usagers (CNI, passeport, certificat de vie, légalisation de signature, recensement citoyen, …) Vérifier la validité des informations traitées Rédiger et mettre en forme tout type de courrier et document Recevoir et traiter les courriers électroniques Suivre les procédures et décisions administratives 3 : Planification et suivi Prendre et organiser les rendez-vous pour les titres sécurisés (CNI, passeport) Effectuer un suivi des dossiers en cours avec transmission d’information 4 : Gestion de l’information, classement et archivage de documents Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers Trier, classer et archiver les documents Tenir à jour les brochures et les flyers destinés au public 5 : Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l’état civil Vérifier l’exactitude des informations fournies par les usagers et contrôler l’authenticité des documents présentés. Etablir les différents actes d’état civil 6 : Gestion administrative du cimetière Délivrer et contrôler les titres de concessions Procéder à toutes les opérations administratives concernant la gestion des inhumations / exhumations et travaux dans les cimetières 7 : Etablissement des dossiers de mariage Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel Vérifier le dossier de mariage et établir les actes de publication en vue de leur affichage Préparer la cérémonie de mariage (acte, texte du consentement, livret de famille, …) 8 : Tenue administrative des registres d’état civil Traiter les demandes de copies ou extraits d’actes d'état civil Fournir les documents demandés dans le respect des procédures administratives Assurer la bonne conservation des registres de l’état civil, en garantissant leur intégrité et leur confidentialité Moyens mis à disposition : Téléphone Ordinateur de bureau Logiciels métiers Conditions d’exercice : Travail de bureau, Temps de travail hebdomadaire de 37h30/semaine : 08h15-12h00 et 13h15-17h00 du lundi au vendredi et 08h15-12h00 certains samedis selon le planning de rotation des agents (lundi matin non travaillé)

Profil recherché

Qualifications obligatoires pour le poste : Diplôme de niveau BAC + 2 minimum en administration, gestion ou droit, et/ou justifier d’une expérience confirmée sur un poste similaire Savoirs : Connaitre l’ensemble des services municipaux et des procédures administratives Connaître l’ensemble des acteurs (institutionnels ou autres) en relation avec la municipalité Connaître la législation et les procédures administratives en matière d’état civil et de gestion funéraire Culture territoriale (connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales) Savoir-faire : Rechercher et diffuser les informations Gérer les situations de conflit avec les usagers Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers Savoir être : Ponctualité, assiduité, capacités relationnelles Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et du dialogue, être autonome, rigoureux, organisé, disponible, réactif, être garant de l’éthique du service public, avoir une capacité d’adaptation en fonction des situations

Dossier de candidature complet Avec diplôme(s), lettre de motivation et C.V. à adresser à Monsieur le Maire Dans les plus brefs délais et au plus tard le jeudi 03 décembre 2026 Par voie postale : Mairie du Pontet, 13 rue de l'hôtel de ville, BP 20198, 84134 LE PONTET CEDEX ou par mail Ou à déposer à l’accueil de l’Hôtel de Ville Si envoi par mail, pas de photo mais uniquement des documents au format PDF Tout dossier incomplet ne sera pas instruit par la commission de recrutement.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 01/01/2027

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager