Agent polyvalent des services administratifs

Descriptif de l'emploi

La commune de PUY-GUILLAUME - 2 700 habitants - recrute un agent polyvalent des services administratifs.

Située au sein du Parc Régional Livradois-Forez et de la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne, la

commune de PUY-GUILLAUME est une commune dynamique, riche de ses commerces locaux, qui propose de nombreux

services à la population ainsi qu'un cadre de travail agréable à ses agents.

PUY-GUILLAUME est engagée dans le programme Petites Villes de Demain et est à ce titre porteuse de nombreux projets

de revitalisation.

Raison d’être du poste :

Sous l’autorité du Maire, des élus, du Directeur Général des Services ou de la Directrice générale des services adjointe, l’agent polyvalent des services administratifs est en charge principalement de l’accueil physique et téléphonique des usagers.

Position dans l’organigramme :

Maire -> Adjoints délégués -> Directeur Général des Services -> Responsable du pôle accueil/état-civil/titres sécurisés -> Agent polyvalent des services administratifs.

Missions / conditions d'exercice

Objectifs et missions :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et les correspondants des services extérieurs à la Mairie.

- Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service en matière d’état civil, d’élections, funéraire, citoyen et affaires générales (CNI, passeports, PACS, changement de prénom, légalisation de signature…).

- Recevoir, traiter et diffuser l’information.

- Réaliser divers travaux de bureautique.

- Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs.

- Exécuter et suivre des procédures et des décisions administratives.

- Mettre à jour le panneau d’affichage numérique de la Mairie.

- Suppléer l’agent chargé de la communication afin de mettre à jour le site internet, la page Facebook et l’application mobile de la collectivité.

Activités et tâches :

- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.

- Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier et diffusion de l’information en général.

- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports…), tri, classement, archivage, numérisation, préparation des documents des séances du Conseil municipal et des commissions municipales.

- Recevoir et instruire les cartes nationales d’identité, les passeports sur la station biométrique.

- Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration relatifs à l’état civil

- Recevoir les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur la liste électorale

- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives, suivi des délibérations, conventions, arrêtés…

- Publication d’actualités sur le site internet et la page Facebook et l’application mobile de la collectivité en lien avec l’agent titulaire du poste.

Liaisons :

- Maire

- Maire Adjoint et Adjoints délégués

- Directeur Général des Services ou Directrice Générale Adjointe

- Services municipaux

- Administrés

- Partenaires extérieurs

Profils recherchés

Compétences - Exigences requises - Qualifications :

- Connaître l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.

- Connaître de manière générale les domaines liés à l’état civil et aux élections.

- Maîtriser l’expression orale et écrite (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).

- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques.

- Maîtriser les techniques de recherches documentaires.

- Savoir s’organiser et gérer les priorités.

- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants.

- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs.

- Savoir prendre des notes.

- Accueillir le public avec amabilité.

- Gérer les situations de stress.

- Respecter la confidentialité.

- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique.