ANTTL1379 - COORDONNATEUR ADMINISTRATIF (h/f)

Descriptif de l'emploi

- Assurer la coordination administrative des demandes RH de la Direction des espaces verts, en lien avec le service coordination administrative de la direction de la gestion interne.

- Assurer la gestion administrative de la Direction des espaces verts.

- Assister le Directeur et les chefs de service dans l’élaboration et la coordination des tâches administratives.

- Assurer le relais des instructions du Directeur pour la coordination des activités.

Missions / conditions d'exercice

Assure la coordination administrative en matière de ressources humaines (40 % du temps de travail) :

- Rédige et assure le suivi des documents concernant le personnel de la Direction.

- Tient à jour les divers tableaux de suivi de la Direction en matière de recrutement, de formation, de maladies, d’accidents de travail, visites médicales, de congés, GPEC,…

- Elabore et tient à jour les astreintes et heures supplémentaires des agents de la Direction.

- Tient à jour l’organigramme de la Direction.

- Prépare les dossiers du Comité Social Territorial.

- Prépare les éléments concernant les campagnes de promotions internes et avancements de grade de la Direction.

Coordonne les différentes tâches administratives (30 % du temps de travail) :

- Assure l’accueil physique et téléphonique (à titre principal à - de 50%).

- Gère et assure le suivi de l’ensemble des demandes d’interventions et leur suivi sur le logiciel « Astech Office ».

- Réceptionne et oriente certains documents administratifs ou techniques.

- Conçoit et rédige des documents administratifs notamment les courriers de réponses.

- Assure l’archivage des documents.

Assiste le Directeur et les chefs de service dans l’élaboration et la coordination des tâches administratives (15 % du temps de travail) :

- Assure le suivi des mails et de l’agenda du Directeur.

- Participe aux réunions et rédige les comptes-rendus.

- Assure l’élaboration des rapports annuels, des divers tableaux de bord,…

- Coordonne les actions du Directeur et des chefs de services afin d’assurer l’homogénéité, la transversalité et la réactivité de la Direction.

Assure le relais des instructions du Directeur pour la coordination des activités (15 % du temps de travail) :

- Assiste le Directeur pour l’élaboration des plannings (suivi des congés et des maladies du personnel administratif) et la répartition des dossiers entre les agents en fonction des charges de travail.

- Assure la diffusion descendante des notes de cadrage de la hiérarchie, fait remonter les besoins, alertes ou difficultés du terrain vers la Direction.

- Rédige ou met à jour les fiches de procédures internes et les modes opératoires pour harmoniser les pratiques au sein du secrétariat.

- Veille au respect des procédures administratives et des délais.

Profils recherchés

Les « savoirs » :

- Connaissance de base sur les textes de la FPT règlementant le volet gestion RH ainsi que les procédures RH.

- Bonne connaissance des métiers exercés au sein de la Direction.

- Bonnes connaissances théoriques en matière de secrétariat et de bureautique.

- Connaissance de l’administration et de l’antenne de Toulon / Le Revest.

Les « savoir-faire » :

- Maîtriser l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Bureau Numérique,…).

- Maîtriser le logiciel de GMAO « ASTECH Office ».

Les « savoir-être » :

- Prise d’initiative.

- Qualités rédactionnelles.

- Capacité relationnelle du travail en équipe - Sens du dialogue et de l’écoute.

- Avoir un bon esprit de synthèse et d’initiative.

- Rigueur et organisation.

- Neutralité et impartialité.

- Discrétion et réserve.

- Politesse et courtoisie.

- Réactivité et rapidité d’exécution.

- Attitude positive.