Assistant Administratif à la direction d'école

Descriptif de l'emploi

L'assistant(e) de gestion administrative à la direction d'école apporte une aide à la réalisation des différentes tâches

administratives qui incombent à la direction d'école.

- Lundi, mardi, jeudi, vendredi : de 07:30 à 11:00 et de 11:30 à 15:30

- Mercredi : de 08:00 à 12:00 et de 12:30 à 16:00

Cette durée de travail inclut une reprise du personnel à la fin de chaque période de vacances scolaires, comme suit :

* Nouvelle année scolaire : 2 jours avant la date de reprise des cours ;

* A la rentrée du mois de janvier N : 1 journée avant la date de reprise des cours ;

* Périodes de petites vacances : 1 journée avant la date de reprise des cours.

Déplacements possibles sur les écoles.

Forfait inclus de 45 heures pour la participation aux différentes instances (conseils d'école, de maitres, de cycles), fêtes,

kermesses de la vie scolaire, rentrées anticipées.

Les congés annuels sont inclus dans les petites et les grandes vacances scolaires

Missions / conditions d'exercice

* Assister la direction d'école dans les tâches

- Participer aux travaux de secrétariat (accueil physique, courrier, enquêtes, téléphone, classement des documents, ...).

- Aider à la constitution de dossiers administratifs à destination des élèves et de leurs familles (par exemple, certificats de

scolarité, de radiation, divers formulaires, ...).

- Assurer la mise en forme des comptes-rendus des conseils d'école, réunions de concertation.

- Prendre les notes lors de réunions statutaires (conseils d'école, conseils des maîtres, conseils de cycles, ...).

* Prendre part au fonctionnement de l'école

- Aider à la communication avec les familles (affichages, messages de la direction à destination des familles sur l'espace

collaboratif ENT-ONE.

- Aider au déroulement des exercices de sécurité (évacuer, mettre en sûreté).

- Durant l'interclasse, signaler les accidents et incidents, demander l'intervention auprès des secours, consigner les incidents.

- Participer aux divers événements intervenant dans la vie scolaire (fêtes, kermesse, cross, projets divers, ...).

Assurer les tâches administratives nécessaires au fonctionnement conjoint de la commune et de la direction de l'école

(inscriptions scolaires, remplacement de congés, inscriptions ALSH, gestion et suivi des commandes scolaires, ...).

Moyens bureautiques (ordinateur portable et adresse courriel professionnelle).

Profils recherchés

Minimum CAP au niveau Bac.

* Notions souhaitées relatives à la fonction publique, l'organisation d'une collectivité territoriale et de l'Éducation Nationale.

* Techniques de gestion administrative.

* Aptitude à gérer les priorités, orienter, anticiper.

* Avoir le sens de la hiérarchie et savoir-faire preuve du devoir de réserve.

* Bonne maîtrise de la langue française.

* Être capable de travailler avec les enfants.

* Être capable de suivre des procédures administratives rigoureuses.

* Être capable de réagir efficacement en situation de crise et travailler en équipe.

* Être capable de maîtriser les logiciels bureautiques : Word, Excel, Libre Office, Maelis et ENT-ONE.

* Être capable de s'adapter, de s'organiser.

* Être capable de participer aux différents événements majeurs d'une collectivité territoriale (phénomènes météorologiques

particuliers, vie démocratique, gestion de crise, ...).

* Assiduité, ponctualité.

* Autonomie, discrétion.

* Disponibilité, esprit d'initiative.

* Sens de l'organisation et des relations humaines.

* Sens de l'écoute.

* Sens du Service Public