Assistant administratif

Descriptif de l'emploi

Placé sous l'autorité du Maire et de la Secrétaire Générale, l’agent administratif territorial est chargé des tâches administratives d'exécution afin de mettre en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale.

L’agent administratif assiste également la Secrétaire Générale de mairie.

Missions / conditions d'exercice

Suivre les dossiers liés à l’urbanisme

• Renseignement des usagers sur le PLU

• Pré-instruction des demandes de permis de construire et de déclarations préalables avec tenue des registres

• Instruction des certificats d’urbanisme

• Rédaction des arrêtés

• Renseignements des questionnaires des notaires, déclaration d’intention d’aliéner, certificat alignement, certificat numérotage…

Assurer l’accueil physique et téléphonique

• Renseignement et orientation des habitants

• Constitution des dossiers de recensement militaire

• Gestion des demandes de salles (visites, état des lieux), établissement des conventions d’occupation et facturation (régie) et suivi sur les aspects matériels avec les services techniques

• Autorisations diverses (voirie, débit de boisson…)

Suivre les dossiers liés à l’état civil

• Tenue des actes (naissance, mariage, décès, transcription de décès, reconnaissance, divorce, naissance extérieure, notoriété, PACS...) et gestion des livrets de famille

• Etablissement des certificats de vie

• Relations avec l’INSEE

Assurer la gestion des dossiers de la garderie et de la restauration scolaire

• Inscription des enfants, modification et suivi des présences

• Facturation et contrôle des encaissements

Gérer la location de la salle des fêtes

• Gestion des demandes de salles (visites, état des lieux)

• Etablissement des conventions d’occupation et facturation (régie)

• Suivi sur les aspects matériels avec les services techniques

Profils recherchés

savoir-faire :

o Maîtriser le cadre législatif et réglementaire applicable, les procédures budgétaires et comptables, les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs et des actes d’état-civil

o Capacité à hiérarchiser les priorités

o Communiquer avec les élus, les usagers et les prestataires

o Maîtriser l’expression écrite et orale

o Savoir rendre compte aux élus et la secrétaire générale

savoir-être :

o Aisance relationnelle et écoute

o Capacité à travailler en équipe

o Confidentialité et discrétion absolue

o Rigueur, organisation et réactivité

o Autonomie