Assistant administratif chargé d'accueil (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein du Secrétariat Général d'une commune de 1700 habitants, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, vous orientez et renseignez le public et effectuez les formalités administratives courantes.

Missions / conditions d'exercice

État civil, citoyenneté et démarches administratives

• État civil & cérémonies : instruction des dossiers et célébrations (mariages, parrainages républicains, noces d'or) ; délivrance et mise à jour des actes ; déclarations de naissances et de décès ; enregistrement, modification et dissolution de PACS ; tenue des registres.

• Citoyenneté & élections : gestion des listes électorales (demandes d'inscription, changements d'adresse), recensement citoyen, attestations d'accueil.

• Gestion cimetière

• Cartes d'identité et passeports

• Démarches diverses : légalisation de signatures, ...

Vie associative, festivités et réservation de salles

• Relations avec les associations : accueil, orientation et suivi administratif des demandes des acteurs associatifs locaux.

• Festivités & événements : instruction administrative des demandes d'autorisation pour les manifestations communales et associatives, suivi logistique.

• Gestion des équipements : planification des réservations, gestion du planning, élaboration des contrats de location et conventions de mise à disposition des salles municipales.

Participation à la vie du service

• Accueil physique et téléphonique des usagers.

• Traitement et tri du courrier

• Suivi de la boîte email

• Gestion des réseaux

Profils recherchés

Savoir-Faire

- Accueil physique et téléphonique

- Aide au public dans les différentes démarches

- Renseignement et orientation des usagers

- Gestion de l'information

- Réalisation d'activités administratives

- Traitement des dossiers et saisie de documents

- Planification et suivi

Savoirs Socioprofessionnels

- Fonctionnement d'une collectivité et de la FPT

- Maîtrise du Pack Office et des logiciels E Magnus & Digitalbox

- Capacité rédactionnelle

- Connaissances en urbanisme appréciées

- Techniques et postures professionnelles de la relation d'accueil

Savoir Etre

- Excellent sens relationnel

- Polyvalence

- Capacité à gérer les urgences

- Sens du service public

- Droits et obligations FPT