Assistant Administratif - DA/SGF (h/f)

Descriptif de l'emploi

La Direction de l’Autonomie met en œuvre les politiques départementales en faveur des personnes âgées et des personnes en situation de handicap. Au sein de cette direction, le Service Gestion Financière assure le suivi administratif, budgétaire et financier des dispositifs relevant du champ de l’autonomie et participe à la sécurisation des procédures nécessaires à leur mise en œuvre.

Rattaché(e) au Service Gestion Financière, vous contribuez au bon fonctionnement administratif du service en assurant des missions polyvalentes de secrétariat, de gestion documentaire et de suivi administratif. Véritable appui auprès du chef de service et des différents pôles, vous participez à la fluidité des échanges, à la qualité des circuits administratifs et à la bonne circulation de l’information au sein de la Direction de l’Autonomie.

Missions / conditions d'exercice

Assurer l’assistance administrative du service

Vous accompagnez le chef de service dans l’organisation de son activité quotidienne. À ce titre, vous gérez son agenda, organisez les rendez-vous, préparez les dossiers nécessaires aux réunions et assurez le suivi des demandes et échéances du service.

Vous participez également à la gestion logistique courante du service : réservation des salles, préparation des réunions, suivi des fournitures et centralisation des besoins exprimés par les équipes.

Assurer l’accueil et la gestion des échanges

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs du service. Vous réceptionnez, analysez et orientez les appels, courriels et demandes diverses afin de garantir des réponses adaptées et des délais de traitement optimisés.

Vous êtes un interlocuteur privilégié du chef de service, des agents du Service Gestion Financière et des partenaires internes de la Direction de l’Autonomie.

Participer à la production et à la diffusion des documents administratifs

Vous rédigez, mettez en forme et diffusez différents documents administratifs : courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux ou documents de travail. Vous veillez à la qualité des documents produits ainsi qu’au respect des procédures internes.

Vous assurez également le suivi des courriers entrants et sortants, des parapheurs, des courriers réservés et des différents circuits de validation nécessaires au traitement des dossiers.

Assurer le suivi des procédures administratives et documentaires

Vous préparez, intégrez et suivez les documents présentés dans Webdelib, notamment les rapports et arrêtés. Vous veillez à leur diffusion et à leur enregistrement après validation.

Vous mettez à jour les bases de données et les outils de suivi du service, notamment SOLATIS et les bases relatives aux secteurs des personnes âgées et des personnes handicapées.

Vous assurez le classement, l’archivage et l’organisation des dossiers dans le respect des procédures en vigueur et contribuez ainsi à la sécurisation documentaire du service.

Contribuer au suivi de dossiers spécifiques

Sous la supervision du responsable du pôle instruction des demandes d’aide sociale, vous assurez le suivi administratif des demandes de dérogation d’âge pour les entrées en établissement. Vous veillez à la complétude des dossiers et au respect des procédures applicables.

Profils recherchés

Vous disposez idéalement d’une expérience en secrétariat de direction ou sur des fonctions administratives polyvalentes.

Vos atouts :

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif ;

• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et informatiques ;

• Capacité à assurer le suivi et le contrôle de procédures administratives ;

• Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances ;

• Qualités rédactionnelles et sens de l’organisation ;

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;

• Dynamisme, réactivité et polyvalence ;

• Goût du travail en équipe et excellentes qualités relationnelles ;

• Permis B requis.