Assistant administratif des Affaires Générales

Descriptif de l'emploi

L’agent apporte une aide en lien permanent avec le Maire, les Elus et la Directrice Générale des services, contribue à leur organisation, la gestion, la communication, l’information, l’accueil et le suivi des dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

Organisation de la vie professionnelle du Maire, des Elus et de la Directrice Générale des Services :

- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre, de l’élu ou de la Directrice Générale

- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

- Organiser les déplacements du cadre ou de l’élu ou des agents de la direction

- Veiller à organiser un planning des présences / absences des élus

- Assurer le suivi du planning des astreintes des élus

Organisation de la logistique :

- Assurer l’activité logistique de la direction (commande de fournitures, matériels, création des bons de commandes, demande de devis,…)

Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :

- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courrier

- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

- Assurer le suivi des demandes des administrés et les rendez-vous des permanences du Maire

Accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire, des Elus et de la Directrice générale des Services :

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions :

- Préparer les réunions

- Communiquer les ordres du jour

- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions

- Assister la Directrice Générale des Services sur la préparation des conseils municipaux

- Assurer les envois des actes et le contrôle de légalité

Profils recherchés

Savoir-faire :

- Techniques de secrétariat

- Techniques d’accueil physique et téléphonique

- Application des procédures administratives

- Techniques de communication écrite et orale

- Techniques d’organisation de ses activités et de gestion de son temps

- Techniques de recherches documentaires

- Techniques d’archivage et de classement

- Outils de planification (planning, tableaux de bord et/ou de suivi, indicateurs,..)

Savoir-être :

- Être rigoureux et méthodique

- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion

- S’adapter (nouveautés, changements, contraintes de délai, outils…)

- Faire preuve de réactivité

- Identifier l’urgence de la demande

- Travailler en équipe et en transversalité

- Avoir le sens du contact