Assistant administratif- direction service enfance jeunesse (h/f)

Descriptif de l'emploi

L’assistante administrative est en charge de tâches administratives du service Enfance-Jeunesse en lien avec les 2 autres assistantes.

Missions / conditions d'exercice

Gestion de la relation usagers :

- Accueil des administrés selon un planning établi (accueil mutualisé avec le service Education)

- Gestion des inscriptions et réservations de l’ensemble des activités du service Enfance-Jeunesse et des listes d’attentes

- Utilisation et administration du logiciel CONCERTO et de l’espace citoyen (mise en ligne inscription, création des formulaires….)

- Gestion de la communication et informations aux familles (courriel, affichage) en lien avec la direction

- Gestion des déclarations CAF avant validation finale par le chef de service

Gestion des régies en lien avec la régisseuse (régie mandataire) :

- Remboursements, inscriptions, facturation des familles

Appui à la directrice pour le suivi des ressources humaines du service :

.- Suivi administratif des RH du service : suivi de la signature des contrats, dossiers animateurs, gestion des absences, suivi des congés, heures supplémentaires, plannings hebdomadaires

- Gestion et administration du logiciel de badgeage en lien avec la DRH

- Suivi du traitement et de l’archivage des documents obligatoires pour les agents

- Lien avec la DRH (gestion des paies vacataires, déclaration des heures supplémentaires…)

Appui à la directrice pour les demandes de subvention (CAF notamment) :

- Gestion de tableau de suivi des effectifs

Appui à l’assistante en charge du budget et de la comptabilité :

- Binôme sur le volet budget (préparation de bons de commande, suivi factures et comptabilité sur le logiciel métier dédié…)

- accueil des agents du service et renseignements

- assurer le bon fonctionnement du pôle administratif lors des absences de ses collègues (congés)

Ponctuellement : soutien aux évènements, projets organisés par le service.

Profils recherchés

Savoir faire

Capacités rédactionnelles et relationnelles (I)

Capacités organisationnelles et d’anticipations (I)

Compétences souhaitées en comptabilité publique

Maîtrise de l’outil informatique et d’internet (i) :

- Indispensable : Logiciel Word, Excel

- Souhaitée : Concerto/Opus, Horoquartz et Ciril souhaité

Adapter son discours face aux différents interlocuteurs

Accueillir le public en prenant compte de ses caractéristiques particulières

Analyser les difficultés demandées et les orienter au mieux sur les services de la ville

Argumenter, convaincre auprès de tous ses interlocuteurs (publics, familles, collaborateurs,

hiérarchies)

Aptitude à créer, à faire évoluer et à alimenter les outils d’analyse et de suivi (tableau de suivi,

tableau comparatif des effectifs, rappel de mail, etc...)

Savoir être

Respecter le devoir de réserve et de confidentialité

Organisé, rigoureux, diplomate

Capacité d’écoute, d’analyse et de médiation.

Sens des relations publiques

Autonome, sens de l’initiative

Goût du travail d’équipe

Diplôme :

Catégorie C ou B, filière administrative

Qualifications requises :

Accessible avec un diplôme de niveau Bac

Bac + 2 BTS en secrétariat, bureautique, compatibilité

Accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur