Assistant administratif en charge du suivi budgétaire (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du directeur de la Fabrique artistique et numérique, l’assistant(e) administratif(ve) accueille, oriente et renseigne le public. Il/elle représente l'image de la collectivité et de la Fabrique auprès des usagers et contribue activement à la vie du lieu.

L’assistant(e) administratif(ve) assure en priorité le suivi budgétaire de la structure ainsi que les inscriptions aux activités, en binôme avec le second assistant administratif. Il/elle planifie le bon déroulement des activités et répond aux besoins de gestion de l’équipement. De plus, il/elle traite ponctuellement des dossiers et saisit des documents administratifs.

Enfin, il/elle organise le classement et l’archivage de documents en collaboration avec le second agent administratif.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et orientation des usagers :

- Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courriel,

- Prise en charge et suivi des inscriptions aux activités FAN,

- Participe aux temps forts de la FAN en assurant l’accueil et l’orientation des participants.

Suivi budgétaire et traitement administratif :

- Assurer un suivi rigoureux des budgets alloués à chaque projet de la Fabrique artistique et numérique par l’édition de bons de commande, tout en veillant au suivi et à la liquidation en lien avec le directeur de la structure,

- Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire (prestations, achats : matériel, consommables) ainsi que d'autres documents nécessaires pour faciliter la prise de décision,

- Assurer la saisie et le suivi de l’ensemble des éléments dans le progiciel CIRIL FINANCES, et être en mesure d’en extraire des informations spécifiques pour garantir le suivi budgétaire,

- S'assurer que toutes les procédures budgétaires sont conformes aux réglementations en vigueur,

- Gérer les demandes de petits travaux via le progiciel E-Atal et veiller aux besoins d’aménagement du bâtiment,

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :

- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ,

- Photocopier et assembler des documents ,

- Trier, classer et archiver des documents ,

- Synthétiser et présenter des informations.

Profils recherchés

Connaissances :

- Compréhension des principes de la gestion budgétaire et de la comptabilité publique,

- Connaissance des processus de planification et de contrôle budgétaire,

- Familiarité avec les logiciels et outils utilisés en comptabilité publique,

- Bonne communication orale et écrite, compétences en rédaction pour élaborer des documents administratifs.

Compétences techniques :

- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams,

- Progiciels liés au poste : Ciril Finances, Concerto (formation assurée à la prise de poste),

- Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels.

Compétences comportementales :

- Avoir le sens de l’écoute et du contact,

- Être rigoureux, organisé et savoir prendre des initiatives,

- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse,

- Avoir l’esprit d’équipe (collaboration, communication).