Assistant Administratif et Financier (H/F)

Descriptif de l'emploi

La Ville de Metz recrute un Assistant Administratif et Financier (H/F) !

Rattachée à la Direction Générale Adjointe du Développement Urbain, la Direction Administrative et Financière accompagne les directions opérationnelles dans la gestion de leurs activités administratives, budgétaires, financières et liées à la commande publique.

Composée de plus de 21 collaborateurs, elle s’organise autour de trois cellules administratives :

la cellule administrative en charge des dossiers du Pôle Parcs, Jardins et Espaces Naturels ;

la cellule administrative dédiée au Pôle Propreté Urbaine ;

la cellule administrative en appui du Pôle des Bâtiments et Logistique Technique

Envie de contribuer activement au bon fonctionnement et à la qualité du service public local ?

REJOIGNEZ-NOUS et mettez vos compétences au service du territoire et de ses habitants !

Missions / conditions d'exercice

Au sein de la cellule administrative du Pôle Parcs, Jardins et Espaces Naturels, sous l'autorité du Responsable Administratif et Financier, vous intégrez une équipe composée de 7 agents en charge de la gestion administrative et financières. Vous travaillez en étroite collaboration avec les différents services du pôle ainsi qu'avec les directions ressources mutualisées de l'Euro-Métropole de Metz. Vos principales missions sont :

Exécuter les budgets :

Saisir des engagements directs en dépenses sur le logiciel dédié

Contrôler les bons de commande et pièces justificatives et organiser la mise à la signature

Contrôler les factures et pièces justificatives et procéder au rapprochement à l’engagement

Vérifier les imputations budgétaires des commandes et factures

Effectuer des demandes de mandat

Veiller au respect des délais de paiement

Solliciter des virements de crédits, des décisions modificatives

Réaliser les missions RH déconcentrées :

Apporter une assistance de premier niveau

Suivre la gestion du temps de travail (contrôler les pointages, les absences, les justificatifs, les heures supplémentaires, etc. …)

Saisir et contrôler les heures supplémentaires et astreintes sur le logiciel de gestion du temps

Assurer la gestion et le suivi des dossiers d'assurance et des prêts de véhicules :

Contrôler les constats d’accident

Saisir les constats sur le logiciel dédié et transférer les documents au service des Assurances

Enregistrer tous les sinistres sur le serveur dédié

Enregistrer et transmettre les demandes de prêts de véhicules

Effectuer l’accueil physique et téléphonique :

Recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques

Informer et orienter les agents et usagers

Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter les interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant

Profils recherchés

Savoirs :

Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que les usages et procédures administratives

Connaître les modalités d'application de la comptabilité publique et de la commande publique

Connaître les nomenclatures comptables

Connaissance de base en matière de statut

Savoir-faire :

Maîtriser l’outil informatique dont les logiciels SEDIT finances et gestion du temps CHRONOTIME

Maîtriser les techniques de synthèse et de rédaction

Disposer d'une bonne expression orale

Savoir-être :

Être autonome et rigoureux

Faire preuve de polyvalence

Posséder des qualités d’écoute

Faire preuve de diplomatie, discrétion et disponibilité

Savoir prioriser et respecter les délais

Disposer d'une aisance relationnelle et avoir le sens de l'écoute

Travailler en transversalité et en équipe