Assistant administratif et financier intendance SRPP 562

Descriptif de l'emploi

Le Service des relations publiques et du protocole accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l’exercice de Ieurs fonctions en mettant à Ieur disposition les moyens nécessaires, et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou des évènements liés aux projets régionaux.

Missions / conditions d'exercice

Au sein du service des relations publiques et du protocole, les missions de l'assistant administratif et financier seront partagées :

80% à des missions comptables sous la responsabilité fonctionnelle de la chef du pôle administratif et financier : ce pôle est chargé d'assurer l'exécution budgétaire des commandes du service (frais de réception, dépenses protocolaires: cadeaux, fleurs et gerbes...), de l'engagement comptable au paiement des factures (liquidation et pré-mandatement) dans le respect des règles budgétaires et comptables, dans un contexte de décentralisation des mandatements et de dématérialisation de la chaine comptable. Il centralise les marchés du service et concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion.

20% au suivi des demandes de prêt de salles à l'Abbaye aux Dames et intendance.

Missions principales :

Assurer la bonne exécution comptable des commandes liées aux réceptions du service, de la demande de devis au pré-mandatement

S'approprier les marchés du service (traiteurs/restauration rapide) et en assurer l'exécution juridique et comptable.

Assurer le suivi et la gestion des demandes de prêt de salles

Activités principales :

Missions budgétaires et comptables:

Maîtriser les marchés traiteurs et restauration rapide du service : savoir évaluer une prestation (coût),

Effectuer les demandes de devis auprès des attributaires et fournisseurs du service, être l'interface de l'intendant de la Région et des traiteurs, assurer l'envoi des commandes et leur suivi

Effectuer les saisies comptables dans le logiciel Grand Angle (GdA) : vérification du devis/commande/ engagement/ service fait/liquidation/pré mandatement dans le respect des règles budgétaires et comptables, et des marchés publics, et en respectant le circuit de validations/signatures, essentiellement pour les marchés traiteurs et restauration rapide, voire au delà en cas de nécessité de service, en lien avec le pôle administratif et financier

Compléter et suivre des tableaux de bord : suivi régulier des dépenses effectuées sur les marchés par fournisseurs (multi attributaires)

Effectuer les demandes de création des tiers (demande de RIB, recherche base INSEE, contrôle, saisies des données, suivi de la validation)

Vérification des données comptables et crédits disponibles sur les tranches déléguées des directions à réception des fiches d’autorisation : relance des services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique

Relance régulière des fournisseurs (devis, factures, RIB)

Missions liées aux prêts de locaux et à l'intendance :

Gérer la mise à disposition de locaux à l’abbaye aux Dames

Recevoir le public pour les mises à disposition des locaux

Assurer les visite des lieux

Evaluer les besoins techniques et logistiques

Etablir le lien avec le régisseur et les agents techniques intendance

Rédiger le courrier et l’arrêté de mise à disposition des locaux

Assurer un relais d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs

S'assurer de la bonne organisation le jour de la manifestation

Planifier les commandes des prestataires traiteurs

Contrôler et gérer le planning d'occupation des salles

Effectuer le classement et l'archivage des dossiers

Activités secondaires et/ou ponctuelles

Suppléer son homologue de Rouen sur ses missions comptables en cas de nécessité de service

Assurer le service café et restauration en renfort des agents d'intendance du site de Caen en cas de nécessité de service

Vérifier la mise en place des salles et équipement logistique

Et de manière générale réaliser toute activité que le responsable estimerait nécessaire à la bonne marche du pôle

Profils recherchés

Compétences requises :

Savoir respecter des consignes

Avoir le sens de la discrétion, être diplomate et courtois

Savoir anticiper et gérer les priorités, faire preuve de réactivité, de polyvalence, et d'adaptabilité et de rigueur.

Savoir s’organiser et gérer son temps, avoir le sens des priorités

Savoir anticiper

Savoir rechercher et échanger des informations

Etre attentif et réactif aux différents besoins et demandes

Etre force de proposition

Permis VL

Connaissances principales attendues sur le poste :

Connaissance de la réglementation budgétaire et financière et des règles de comptabilité publique notamment : la RFGP, M71

Avoir des notions de marchés publics (une formation préalable sera donnée dès la prise de poste pour mettre à niveau l'agent)

Connaissances de l'environnement territorial, des grandes politiques régionales, du fonctionnement des collectivités territoriales, du territoire normand et des partenaires, des enjeux et du contexte politique

Bonne connaissance de l’organisation administrative de la collectivité et de ses missions

Compétences techniques :

Avoir la capacité d'utiliser et de prendre en main rapidement des logiciels

Connaissance du processus comptable du logiciel Grand Angle.

Effectuer le classement et l'archivage des dossiers

Savoir constituer, traiter et suivre un dossier

Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité

Maîtrise d'Excel

Savoir compléter des tableaux de bord et indicateurs

Mettre à jour les différents évènements dans l'agenda de Caen

Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Internet, Outlook, Word, Excel, Grand Angle)

Compétences relationnelles :

Aisance relationnelle

Être rigoureux et autonome

Savoir rendre compte

Savoir renseigner les interlocuteurs et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

Être attentif et réactif aux différents besoins et demandes

Etre capable de travailler en équipe, en esprit d'entraide, de collaboration

Conditions générales

Relations fonctionnelles internes externes :

Echanges quotidiens et concertation au sein du service Protocole

Relations avec les élus régionaux et directions de la Région

Echanges réguliers avec les partenaires extérieurs, fournisseurs

Conditions de travail :

Disponibilité notamment en fonction du calendrier comptable (pic d'activité en fin d'année)

Horaires réguliers mais dont l’amplitude peut être variable en fonction des obligations du service

Contraintes de délais (lié notamment au délai global de paiement des factures)

Travail en autonomie mais en lien avec l'équipe

Travail en bureau principalement et déplacements ponctuels possibles sur le territoire normand.

Congés seront planifiés à l'avance , à prendre par roulement avec les collègues

Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité innovante qui favorise

L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu’à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations d'actions sociale, de conciergerie et des tarifs avantageux pour les loisirs

Prise en charge de 75% des frais d'abonnement de transport domicile travail ; Gare SNCF à proximité

Une carte titres restaurant (Caen) ; un restaurant administratif (Rouen)

Un plan de prévention santé au travail ; Une participation à une mutuelle labellisée

Le management agile à travers des campus dédiés

La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d’un plan de formation novateur

Conditions de recrutement

Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire.

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.

Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement.

Ce poste vous attire ? N’attendez plus et postulez ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu’une copie de votre dernier diplôme