ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Descriptif de l'emploi

CONTEXTE

Le Conseil départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :

- « Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités territoriales

- « Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais » – Pacte des réussites citoyennes

- « Agir avec vous pour l’épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités humaines

Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s’épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au cœur de ses préoccupations.

Trois axes transversaux, que sont l’accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l’action départementale et se traduiront donc dans l’ensemble de ses politiques publiques.

C’est en s’appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en œuvre concrètement ces orientations.

Avec ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l’administration le cadre de la mise en œuvre des politiques départementales jusqu’en 2027.

Le Pacte des solidarités territoriales pose, à travers 14 ambitions, les axes d'une politique forte pour prendre en compte le changement climatique dans l'ensemble des politiques départementales, garantir aux habitants des services de proximité de qualité et veiller à l'attractivité du territoire. Notamment par ses actions n° 4 « Adapter le réseau routier départemental aux enjeux environnementaux et aux attentes des usagers » et n° 8 « Favoriser les nouvelles pratiques de mobilité ».

POSITIONNEMENT ET ORGANISATION

Positionnement hiérarchique :

Pôle aménagement et développement territoriale

└ Direction de la mobilité et du réseau routier

└ Service des ouvrages d’art

Le service des ouvrages d’art, composé de 14 personnes, intervient tant pour les ouvrages à construire que pour le patrimoine existant à maintenir en état de service.

Il comprend un chef de service et un assistant administratif et financier ainsi que deux bureaux :

- Le bureau des ouvrages d’art neufs composé d’un chef de bureau, d’un chef de projets, de 4 techniciens et d’un dessinateur/projeteur, qui est chargé des missions de maîtrise d’œuvre en phase conception et réalisation des ouvrages à construire ou à reconstruire,

- Le bureau de la maintenance des ouvrages d’art composé d’un chef de bureau, d’un chef de projet d’un techniciens études et travaux, d’un technicien inspecteur ouvrages d’art et d’un dessinateur/projeteur, qui est chargé de la surveillance, des études et travaux d’entretien et de réparation des ouvrages d’art existants ainsi que de la délivrance des avis de passages de convois exceptionnels.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité du chef du service des ouvrages d’art, vous êtes chargé des missions suivantes :

• assister le chef de service pour le pilotage de l’activité du service ;

• en lien avec les chefs de bureaux, organiser la mise en place et la mise à jour des tableaux de bord et des tableaux de suivi d’activités ;

• organiser le classement et l’archivage papier et informatique des activités du service, en lien avec les chefs de bureaux ;

• assurer le suivi et l’instruction des actes de sous-traitance ;

• assurer le suivi des marchés ;

• assurer le suivi des dépenses en lien avec le bureau du budget routier et celui des prévisions de dépenses à chaque étape budgétaire (Budget primitif (BP), Budget Supplémentaire (BS), Décision Modificative (DM)), en lien avec les chefs de bureau ;

• rédaction et instruction des tous les documents liés à l’exécution des marchés (lettres de commande, ordres de service, avenants, décision, …) ;

• rédaction des rapports d’analyse des offres en lien avec les chefs de bureaux et techniciens ;

• établissement et notification des marchés sans mise en concurrence ni publicité ;

• suivi des commandes de fournitures y compris les Équipements de Protection Individuels (EPI) ;

• assurer le secrétariat des réunions : préparation et envoi de l’ordre du jour, rédaction et diffusion des compte-rendu en lien avec les techniciens et les chefs de bureaux ;

• assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les appels ;

• assurer la gestion du courrier arrivée et du courrier départ, y compris les courriers reçus via l’outil de dématérialisation ;

• assurer le suivi des congés/absences ;

• prises de réunion, de rendez-vous, gestion des contacts avec filtrage si nécessaire ;

• organisation de réunions avec différents partenaires internes et externes ;

• assurer le suivi des parapheurs « classiques » et du parapheur électronique ;

• classement et archivage de documents ;

• assurer la collecte des documents et la rédaction d’articles (chantiers par exemple) pour alimenter l’espace DM2R de l’intranet en lien avec l’assistante du directeur de la DM2R ;

• porter le développement d’un espace collaboratif Ouvrages d’Art (OA) sur l’intranet en lien avec les chefs de bureaux et les techniciens ;

• être référent de la direction pour le Plan de Continuité d'Activité (PCA) Cybersécurité et assurer le suivi pour le service ;

• réaliser l’intérim de l’assistant de direction basé au siège.

Profils recherchés

Savoirs :

- bonne connaissance du paysage institutionnel et du Département en particulier ;

- bonne maîtrise des compétences juridiques, des finances publiques et des marchés publics ;

- maîtrise des logiciels de comptabilité et de marchés publics du Conseil départemental 62 : SIS marchés – Grand Angle.

Savoir-faire :

- prise d’initiatives ;

- forte réactivité ;

- sens de l’opérationnalité ;

- maîtrise des outils de bureautique.

Savoir-être :

- sens de l’autonomie et du reporting ;

- bonnes capacités d’organisation et d’adaptation ;

- rigueur et méthode ;

- disponibilité et polyvalence ;

- discrétion.