Assistant administratif et financier - Régisseur (F/H)

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction des Moyens Généraux, le Service Achats, Logistique et Prestations assure la gestion des achats de fournitures, de services et de prestations pour le fonctionnement interne des services de la Collectivité.

Il assure également le pilotage et le suivi des marchés ainsi que les budgets alloués à la Direction.

Il est à ce titre en charge de :

- optimiser les achats généraux de fournitures et services de la collectivité afin de réaliser des économies substantielles,

- garantir et préserver un niveau de qualité satisfaisant des prestations fournies auprès des agents de la collectivité,

- conseiller et rendre compte auprès des Directions métiers et de la DGA Ressources.

Missions / conditions d'exercice

Au sein du pôle "prestations", l'assistant administratif et financier mettra en œuvre les missions suivantes :

Tenue de la Régie (caisse) du Restaurant Administratif pendant la pause méridienne

Relayer auprès du responsable de pôle "prestations" les activités et les informations financières du restaurant administratif et du budget P110 ;

Assurer la gestion financière dans les délais impartis : engagement, liquidation et mandatement suivant la répartition définie ;

Etre un appui auprès du référent budgétaire et financier ;

Etre mandataire suppléant de la Régie administration générale.

Activité financière

Suivre le budget du restaurant administratif en coordination avec le référent budgétaire et financier ;

Engager, liquider et mandater les dépenses et les recettes suivant la répartition définie ;

Veiller au suivi du budget alloué au RA et alerter en cas d'anomalie auprès du responsable de pôle "prestations" ;

Collaborer avec le référent budgétaire et financier dans le cadre de ses missions en fonction des pics d'activités ;

Participer au suivi des indicateurs de gestion du RA.

Activité de régie

Encaisser les clients dans le respect de la grille tarifaire (agents, élus, extérieurs et conventions) ;

Effectuer les déclarations mensuelles de TVA ;

Procéder aux remises de fonds (chèques et numéraires) et effectuer les virements bancaires nécessaires ;

Suivre et enregistrer quotidiennement les opérations financières ;

Établir mensuellement les factures pour les conventions ;

Enregistrer les demandes de réservation (plateaux repas, séminaires, formations...) et en assurer la facturation.

Activités diverses

Assurer le rôle de mandataire suppléante de la régie administration générale ;

Assurer la création des badges et la gestion des accès en l'absence de la personne en charge de cette activité ;

Assurer le paramétrage des badges pour l'accès au restaurant administratif en l'absence de la personne en charge de cette activité ;

Recenser les besoins de fournitures de la Direction pour le site de Rouen ;

Réaliser l'archivage suivant la répartition définie.

Profils recherchés

Connaissances attendues

Connaissance des règles de gestion budgétaire et comptable ;

Connaissance des règles de la commande publique ;

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;

Maitrise des outils bureautiques et des logiciels Grand angle, Moneweb, PC PASS, Urbest, sité dédié à la déclaration de la TVA, DFTNET, La Poste (bordereau dépôt espèces) et Liego.

Compétences attendues

Anticiper et programmer ;

Savoir analyser, comprendre et qualifier le besoin ;

Disposer de qualité rédactionnelle et organisationnelle ;

Suivre un budget ;

Savoir rendre des comptes et être force de proposition.

Savoir faire relationnel

Rigueur et organisation ;

Qualité de gestionnaire et goût pour les chiffres ;

Objectivité, neutralité, discrétion professionnelle et confidentialité ;

Réactivité , Autonomie et prise d'initiative ;

Sens du travail en équipe et en transversalité, esprit d'entraide et de collaboration ;

Capacité d'écoute.