assistant administratif et pédagogique

Descriptif de l'emploi

Le conservatoire à Rayonnement Départemental de Roubaix est un des piliers de la politique culturelle de la Ville de Roubaix. Il accueille près de 950 élèves par an dans les disciplines de musique et de danse.

Le Conservatoire à Rayonnement Départemental de Roubaix porte des projets pédagogiques d'enseignement artistique, d'éducation artistique et culturelle et de soutien aux pratiques en amateur. Il entretient des liens étroits avec les acteurs culturels roubaisiens et la Mel.

Une équipe administrative et technique de 10 agents, encadrés par un administrateur, assurent le bon déroulement de ces activités, en lien avec l'équipe enseignante et le directeur de l'établissement.

Missions / conditions d'exercice

- gestion quotidienne des plannings de salles : planification des horaires de cours, définition des disponibilités pour mise à disposition. Interface entre les élèves, les enseignants et les demandeurs de salle ponctuels (associations, services municipaux, établissement scolaires et structures partenaires)

remontée d'information au directeur de l'établissement, sur les activités annexes au sien du bâtiment (location d'espaces, évènements partenariaux, activités pédagogiques ponctuelles...)

création graphique : conception des supports pour le concerts et évènements du Conservatoire ; participation à l'élaboration d'affiches et programmes de concerts et auditions.

Créations et mise en page des supports pédagogiques de l'établissement : plaquettes, journaux de bord, dossier d'inscription, dossiers pédagogiques, fiches instruments, fiches d'information, fiches 3e cycle, carte élève, etc.

Communication/réseaux sociaux : diffusion des évènements du Conservatoire sur les agendas des partenaires (sites culturels, open Agenda, presse locale...) ; gestion de la page Facebook de l'établissement ; playlist de l'écran d'accueil ; mise à jour du site internet du conservatoire.

Participation à l'élaboration de la stratégie de communication, en lien avec la direction de l'établissement et la Direction de la Communication

Participation aux tâches de diffusion de communication pour les concerts (impression des supports, mise sous pli, distribution etc...)

Accompagnement logistique des évènements de la saison : contact avec chaque porteur de projet pour anticiper leurs demandes ? selon les projets : achats de gouters catering, réservations d'hôtels et/ou de transports, relai des besoins techniques.

Administration générale : préparation de notes et documents d'information pour les élèves, parents et professeurs ; tenue et archivage des dossiers des élèves ; classement ; tâches courantes de secrétariat

Référent RH de l'établissement : saisie des arrêtes de travail dans le logiciel IRH puis transmission en DRH ; des heures supplémentaires, des ordres de missions et vacations et participation aux réunions du réseau des assistant RH ; transmission des informations et des actualités Rh aux agents de l'établissement.

Participation la vie de l'établissement : accueil des élèves, de leur famille sur toutes les thématiques ; renfort à l'accueil lors des périodes de forte activité

Participation aux temps fort du conservatoire : inscriptions, Concert du Nouvel An, Conservatoire en balade, ...

Accompagnement et formation de stagiaires scolaires sur des tâches administratives

Relation avec tous les agents du conservatoire

Relation avec les élèves, parents, structures partenaires (associations, entreprises, établissements scolaires, établissements de formation...)

relation avec le service communication, imprimerie municipale, services thématiques souhaitant réserver des salles dans le bâtiment

Relation avec les écoles, CNFPT, conservatoire de Tourcoing et de Lille, école supérieur de musique et danse des Hauts de France

relation avec les associations hébergées au Conservatoire : l' APEC, l'Orchestre d'Harmonie de Roubaix, Chœur Chante Vie, les Etoiles du Piano

Profils recherchés

Maitrise des logiciels de bureautique (Outlook, Word, Excel...)

Maitrise des logiciels métiers spécifiques (logiciel scolarité imuse, back office site internet, logiciel Néoscreen...)

Maitrise des logiciels de graphisme (inDesign, Canva, Photoshop...)

Connaissance des différentes activités proposées au Conservatoire.

Capacité d'adaptation, curiosité intellectuelle

Capacité à travailler en équipe, et en binôme

Sens de l'organisation, respect des délais

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Capacités d'analyse et de résolution des réclamations.

Ponctualité, assiduité

Rigueur, méthode et précision